Présentation du module de Planification des Ressources d’Interact HRMS
Le module de Planification des Ressources est un système complet de gestion des plannings dans Interact HRMS, conçu pour simplifier la planification des employés et d’autres ressources telles que les équipements, les transports et les installations. Entièrement intégré à la gestion du temps et des congés, à la rémunération et à la paie, ainsi qu’aux modules de libre-service pour les employés et l’organisation, ce module propose une approche d’entreprise pour la gestion des ressources. En permettant aux organisations de définir des postes, d’assigner des ressources et de suivre la disponibilité, ce module soutient une planification optimisée entre services, sites et projets, tout en assurant le respect des conventions collectives et des politiques internes.
Ce module est idéal pour les organisations ayant des besoins complexes en matière de planification, comme les opérations 24/7, les roulements d’équipe, et la gestion d’équipements. Avec des fonctionnalités puissantes telles que le Planificateur de postes, les modèles d’équipes personnalisables et l’intégration avec le suivi des présences, la Planification des Ressources améliore la productivité, garantit la disponibilité des ressources et facilite la coordination entre employés, superviseurs et gestionnaires.
Planification complète des employés et des équipements
Le module permet aux organisations de planifier des employés ainsi qu’une variété d’autres ressources, y compris des équipements, véhicules et installations. Cette fonctionnalité permet une allocation efficace des ressources par poste, site ou projet, soutenant l’efficacité opérationnelle et l’utilisation des ressources.
Par exemple, une entreprise de fabrication peut planifier à la fois le personnel de production et les machines afin de garantir que toutes les ressources nécessaires soient disponibles pour chaque poste. Cette approche globale permet de maximiser l’utilisation des actifs et de réduire les temps d’arrêt.
Gestion des postes 24/7 et roulements d’équipes
L’application prend en charge les modèles de postes 24/7, y compris les roulements d’équipes pour des opérations continues. Les organisations peuvent définir des postes sur 24 heures, répondant aux besoins des secteurs comme la santé, l’industrie ou l’hôtellerie. Le module permet de créer des modèles personnalisés ou de choisir parmi plus de 65 modèles prédéfinis du secteur.
Par exemple, un hôpital peut mettre en œuvre des roulements d’équipes pour assurer un effectif suffisant 24h/24. Cette capacité aide à gérer les plannings complexes, respecter les conventions collectives et maintenir un effectif optimal.
Planificateur intégré pour les employés et superviseurs
Le module comprend un Planificateur de postes affichant les affectations, accessible à tout moment via le libre-service des employés. Il permet aux superviseurs et employés de visualiser les plannings, de surveiller les affectations et de faire des ajustements.
Par exemple, un superviseur peut combler un poste vacant ou réaffecter un employé. Les employés peuvent consulter leurs futurs postes, favorisant la transparence et la préparation. Ce planificateur favorise la communication et réduit les conflits de planning.
Ajustements en temps réel des affectations
Les superviseurs peuvent ajuster en temps réel les affectations en sélectionnant un autre poste pour un employé. Cette flexibilité permet de réagir aux absences de dernière minute, aux pics d’activité ou aux besoins de projet.
Par exemple, en cas d’absence imprévue, un autre employé peut être affecté immédiatement pour maintenir la couverture. Cette capacité d’ajustement dynamique répond aux besoins opérationnels.
Modèles de postes personnalisables et contraintes
Le module permet de créer de multiples modèles de postes 24/7 et de définir des contraintes comme des temps de tolérance, l’approbation des heures supplémentaires ou des limites par poste. Des taux de facturation spécifiques peuvent également être définis.
Par exemple, une usine peut limiter les heures sup. à 2h par poste et exiger une validation pour les postes de nuit. Ces règles permettent le respect des budgets et des obligations réglementaires.
Planification par équipe et héritage des modèles
Le module prend en charge la planification par équipe, avec calendrier de congés et équipements partagés. iSchedule peut automatiquement affecter les postes selon le modèle d’équipe.
Par exemple, une équipe de maintenance peut suivre un même roulement de nuit. Cette configuration assure cohérence et coordination interne.
Planification par client, site et équipement
Le module permet une planification à plusieurs niveaux : clients, sites, équipements. Cela permet d’assigner des employés à des projets ou clients spécifiques et d’allouer les ressources nécessaires.
Par exemple, une entreprise de BTP peut planifier les ouvriers et les équipements sur un chantier donné, garantissant la disponibilité des ressources au bon endroit, au bon moment.
Suivi détaillé des équipements pour une meilleure utilisation
Le module assure le suivi des équipements affectés à des postes, avec des informations comme le modèle, la date d’achat, les entretiens, le taux horaire de facturation et la capacité de transport.
Par exemple, une entreprise de transport peut suivre les bus disponibles, leurs maintenances et les affecter correctement. Cela améliore l’utilisation et la maintenance préventive.
Exigences de poste et planification par projet
Les organisations peuvent définir les qualifications requises et affecter les employés en fonction. Le module permet d’associer projets, contrats et ordres de travail à des postes.
Par exemple, un chantier exigeant un opérateur certifié peut restreindre l’affectation à un employé qualifié. Cela garantit la conformité et la sécurité.
Intégration avec les systèmes de congés, présences et biométrie
Le module est intégré à la gestion des congés, de la présence et aux pointeuses biométriques. Les demandes de congé, calendriers fériés et données de pointage sont pris en compte pour éviter les conflits de planning.
Par exemple, un employé en congé validé ne pourra pas être planifié sur cette période. Cela évite les conflits et soutient une planification fluide et conforme.
Temps de tolérance et règles personnalisées pour conformité
Les utilisateurs peuvent définir des temps de tolérance par jour et des règles pour chaque poste. Le temps de tolérance permet un léger retard sans être marqué en retard.
Par exemple, un poste avec 10 minutes de tolérance évite de signaler des retards mineurs. Les règles personnalisées garantissent cohérence et conformité.
Interface glisser-déposer pour affectation intuitive
Le module intègre une interface de planification par glisser-déposer. Les superviseurs peuvent facilement assigner un employé à un poste par un simple glissement.
Par exemple, en cas de besoin de renfort, l’utilisateur peut glisser un employé disponible dans la case horaire. Ce système intuitif facilite et accélère la planification.
Rapports complets pour la planification et l’utilisation
Le module comprend des rapports et analyses puissants pour suivre les affectations, la couverture des postes et l’utilisation des ressources (employés, équipements, projets).
Par exemple, un rapport sur l’utilisation d’un équipement peut révéler des sous-utilisations et orienter les décisions. Ces analyses optimisent la productivité.
Résumé : Planification des Ressources dans Interact HRMS
Le module Planification des Ressources d’Interact HRMS est une solution complète pour gérer les plannings des employés et ressources. Les principaux avantages incluent :
- Planification des employés et équipements : Affecter employés, équipements, véhicules, installations.
- Gestion des postes 24/7 : Définir des postes continus, y compris en roulement.
- Planificateur intégré : Affichage des postes pour employés et superviseurs.
- Ajustements en temps réel : Réaffectation immédiate des employés si besoin.
- Modèles et contraintes personnalisés : Paramétrage des règles d’heures sup., validations, taux horaires.
- Planification par équipe : Affectation groupée selon modèles partagés.
- Planification multi-niveaux : Par client, site, projet.
- Suivi détaillé des équipements : Capacité, maintenance, taux facturables.
- Planification par poste : Affecter les bons profils aux bons postes.
- Intégration avec congés, pointage, biométrie : Prise en compte automatique des disponibilités.
- Glisser-déposer : Interface conviviale pour planification rapide.
- Rapports complets : Couverture des postes, productivité, ressources.
En combinant ces fonctionnalités, le module de Planification des Ressources offre aux organisations un outil puissant pour gérer efficacement les plannings, assurer une couverture suffisante, optimiser l’utilisation des ressources et garantir une coordination fluide à travers équipes et départements. Cette approche structurée améliore la productivité, réduit les conflits de planning et assure la conformité aux politiques organisationnelles et conventions collectives.