La gestion des comptes à payer est un module optionnel au sein d’Interact SSAS conçu pour renforcer les contrôles internes sur le décaissement des fonds liés aux demandes de prestations et aux remboursements de cotisations. Il standardise les flux de travail des paiements et garantit un traitement sécurisé tout en s’intégrant aux principaux modules financiers et administratifs. En exigeant un bon de paiement avant d’émettre des paiements, ce module offre une couche supplémentaire de validation et d’approbation avant le décaissement des fonds aux bénéficiaires ou aux employeurs.
Figure 1 : Cadre des comptes à payer
Cadre
Le cadre de la gestion des comptes à payer est basé sur un bon de paiement pour un bénéficiaire pour un paiement spécifique. Un bénéficiaire peut être un individu ou un employeur.
Un bon de paiement n’est pas requis pour effectuer des paiements à des individus ou des employeurs. Le bon de paiement est un niveau de contrôle supplémentaire. Si une organisation choisit d’utiliser le bon de paiement, aucun paiement ne peut être effectué sauf si un bon de paiement est émis et approuvé. Le bon de paiement est créé automatiquement lors de l’approbation d’une demande de prestation ou d’une demande de remboursement.
Flux de travail
Le flux de travail du bon de paiement commence par :
- Demande de prestation soulevée par un individu
- Demande de remboursement soulevée par un employeur ou un travailleur indépendant
L’une des transactions ci-dessus générera un bon de paiement si le bon de paiement est lié à la demande de prestation ou à la demande de remboursement. S’il n’y a pas de lien, aucun bon de paiement ne sera créé/généré.
Figure-2 : Flux de travail du bon de paiement
- Le bon de paiement n’est pas requis pour effectuer un paiement de demande de prestation ou de demande de remboursement
- Le bon de paiement est requis uniquement s’il est sélectionné dans la configuration générale
- Le bon de paiement est utilisé comme un niveau de contrôle supplémentaire pour éviter la fraude
- Le bon de paiement peut être rejeté après examen
- Le bon de paiement peut être annulé après approbation, s’il n’est pas payé ou partiellement payé
Fonctionnalités et processus
Émission des bons de paiement
- Les bons de paiement sont créés automatiquement lors de l’approbation d’une demande de prestation ou d’une demande de remboursement de cotisation.
- Les organisations peuvent choisir si les bons de paiement sont requis avant d’effectuer des paiements.
- Les bons incluent tous les détails pertinents tels que les informations sur le bénéficiaire, le montant et la date d’échéance.
- Chaque bon se voit attribuer un identifiant unique à des fins de suivi et d’audit.
Types de bons de paiement
- Bon de paiement pour prestations : Émis pour les paiements liés aux demandes de prestations approuvées, payables aux bénéficiaires.
- Bon de paiement pour remboursement : Créé pour les remboursements de cotisations demandés par les employeurs, les employés ou les travailleurs indépendants.
Flux de travail pour le traitement des comptes à payer
- Étape 1 : Génération du bon de paiement
- Lorsqu’une demande de prestation ou un remboursement de cotisation est approuvé, un bon de paiement est automatiquement généré par le système s’il est configuré pour le faire et lié aux demandes de prestations et de remboursement.
- Les bons de paiement peuvent être générés manuellement si nécessaire.
- Si une organisation n’exige pas de bons de paiement, les paiements peuvent se faire sans cette étape.
- Étape 2 : Examen et approbation du bon de paiement
- Le personnel autorisé examine les détails du bon.
- Les bons peuvent être ajustés/modifiés manuellement avant approbation.
- Les flux d’approbation garantissent la conformité avec les contrôles financiers internes.
- Étape 3 : Traitement du paiement
- Les bons approuvés passent à la phase de paiement.
- Les paiements peuvent être émis par dépôt direct, chèque ou autres méthodes approuvées.
- Les transactions de paiement sont enregistrées pour l’audit et la réconciliation.
- Étape 4 : Rejet ou annulation du bon de paiement
- En cas d’erreurs ou de divergences, les bons peuvent être rejetés.
- Les raisons de l’annulation peuvent être / doivent être sélectionnées avec l’annulation.
- Les bons rejetés nécessitent un examen avant une nouvelle soumission.
- Les bons approuvés peuvent être annulés si le paiement n’a pas encore été traité.
Intégration avec les modules financiers et administratifs
- Dépôt et paiement des demandes de prestations : Garantit que les paiements des demandes de prestations suivent les flux d’approbation.
- Dépôt et paiement des cotisations : Gère les remboursements et ajustements liés aux cotisations des employeurs.
- Interface GL : Automatise les écritures de journal pour un reporting financier fluide.
- Portail e-Services : Permet aux bénéficiaires et aux employeurs de suivre leurs paiements et remboursements en ligne.
Contrôles de sécurité et de conformité
- Impose des exigences d’approbation strictes avant que les paiements ne soient traités.
- Fournit une piste d’audit pour tous les bons de paiement et paiements.
- Empêche les paiements en double ou non autorisés grâce aux contrôles du système.
- Les paramètres configurables permettent aux organisations d’adapter les niveaux d’approbation et les flux de travail pour répondre à leurs besoins de conformité.
La gestion des comptes à payer offre une approche structurée et contrôlée pour gérer les décaissements financiers au sein de l’Administration de la Sécurité Sociale. En mettant en place des bons de paiement, le système garantit que les paiements sont traités de manière sécurisée et en conformité avec les réglementations financières. Avec des flux de travail automatisés, une intégration fluide avec les modules financiers et des contrôles internes solides, la gestion des comptes à payer améliore l’efficacité, la précision et la responsabilité dans le décaissement des prestations et des remboursements.
Aperçu
Figure 3 : Bon à payer
La gestion des comptes à payer est un module optionnel d’Interact SSAS utilisé dans le processus des comptes à payer pour standardiser et renforcer les contrôles internes sur les paiements des demandes de prestations aux bénéficiaires et des remboursements de cotisations aux employeurs. La gestion des comptes à payer est parfaitement intégrée aux autres modules pertinents d’Interact SSAS tels que le dépôt et le paiement des demandes de prestations, le dépôt et le paiement des cotisations, l’interface GL et les e-Services.
Une fois qu’une demande de prestation est approuvée, le système génère un bon de paiement utilisé pour payer la demande de prestation au demandeur (bénéficiaire).
Un formulaire de demande de remboursement de cotisation peut également être généré lorsqu’un employeur demande un remboursement et utilisé pour payer l’employeur pour le remboursement requis. Le bon de paiement n’est pas requis pour traiter un paiement pour les demandes de prestations ou les remboursements. Cependant, si une organisation souhaite un contrôle supplémentaire sur les paiements, elle peut déployer le processus de gestion des paiements, de sorte qu’avant d’émettre un paiement, un bon de paiement doit être émis et approuvé au préalable.
Les bons de paiement non payés fournissent les détails pour le montant total rapporté comme bons de paiement dans le module des comptes à payer. À l’approche de la date de paiement d’un bon, celui-ci est transmis à une personne autorisée pour le paiement. Après avoir effectué le paiement, une copie du chèque est jointe et le bon est marqué « Payé ». Il est ensuite archivé dans le fichier des bons payés afin d’éviter un paiement en double.
Le bon est ensuite enregistré dans le registre des bons. Dans le cas de l’Administration de la Sécurité Sociale, il existe deux types de bons de paiement :
- Bon de paiement pour prestations – Utilisé pour payer les prestations contre une demande de prestation. Ceci est payé à un bénéficiaire
- Bon de paiement pour remboursement – Utilisé pour payer les remboursements contre une demande de remboursement. Ceci est payé à un employeur ou un travailleur indépendant
Définition
Bénéficiaire
Un bénéficiaire défini dans un bon de paiement peut être :
- Un individu auquel l’Administration de la Sécurité Sociale doit de l’argent à la suite d’une demande de prestation, ou
- un employeur qui a déposé une demande de remboursement auprès de la sécurité sociale, et l’Administration de la Sécurité Sociale doit un paiement de remboursement à l’employeur.
Bon de paiement
Un bon de paiement est utilisé pour enregistrer une reconnaissance de dette par l’Administration de la Sécurité Sociale envers un individu ou un employeur pour un engagement à payer à l’individu ou à l’employeur. Pour un individu, le bon de paiement est pour un engagement de paiement contre une demande de prestation, tandis que pour les employeurs, le bon de paiement résulte d’une demande de remboursement par l’employeur. Un bon de paiement peut être émis à l’avance et payé ultérieurement, ainsi chaque bon de paiement a une date d’échéance, la date à laquelle le paiement doit être émis au bénéficiaire.
Élément de paiement
Un élément de paiement définit l’objectif du bon de paiement et inclut :
- Prestation, telle que définie dans les politiques de prestations d’Interact SSAS
- Remboursement, tel que défini dans les politiques de remboursement d’Interact SSAS