Afin d’enregistrer des employés dans Interact HRMS, il est nécessaire de procéder à leur embauche. Selon les lois et pratiques du travail locales, certaines organisations peuvent émettre des offres d’emploi, éventuellement sous un régime de travail « à volonté », ou bien établir des conventions de travail (contrats). Interact HRMS prend en charge ces deux méthodes, permettant aux organisations de gérer les contrats de travail, les accords ou les lettres d’offre pour les nouvelles recrues. Le module de Gestion des Contrats et de l’Embauche d’Interact HRMS propose une solution complète pour rationaliser les processus liés aux contrats et à l’embauche. Ce module est conçu pour simplifier et améliorer la gestion des embauches et des contrats, en permettant aux services RH de créer, émettre, suivre et gérer efficacement les accords d’emploi tout en personnalisant les documents selon les besoins spécifiques de l’organisation. Grâce à la possibilité de définir des modèles, de définir des conditions contractuelles par défaut et de personnaliser les conventions d’embauche, ce module permet aux entreprises de répondre aux besoins variés des différents départements, postes et catégories d’employés.

Création complète de contrats avec modèles personnalisables

L’une des principales fonctionnalités du module est de permettre aux organisations de créer des contrats de travail à partir de modèles prédéfinis, personnalisables en fonction des postes, catégories d’employés ou unités organisationnelles. Avec des modèles définis par l’utilisateur, les équipes RH peuvent standardiser les contrats de travail dans toute l’organisation, réduisant ainsi le temps et les efforts nécessaires pour rédiger de nouveaux accords à partir de zéro.

Les entreprises qui émettent des lettres d’offre au lieu de contrats formels peuvent aussi bénéficier de la fonctionnalité d’embauche rapide (Quick Hire), qui permet de générer automatiquement des offres d’emploi et ainsi simplifier l’intégration des nouvelles recrues. Que l’organisation préfère émettre des accords d’emploi formels ou de simples lettres d’offre, ce module offre la flexibilité d’adapter le format et le contenu des documents selon les politiques d’embauche de l’entreprise.

Modèles illimités d’offres et de contrats de travail

Figure 2 : Modèle de contrat de travail

Pour répondre à la diversité des rôles au sein de l’organisation, le module permet aux responsables RH de définir un nombre illimité de modèles pour les offres d’emploi et les contrats. Chaque modèle peut contenir des caractéristiques uniques, telles que la durée par défaut du contrat, des clauses spécifiques au poste et les avantages associés. Les modèles peuvent être personnalisés en fonction du groupe d’employés (par exemple : syndiqués ou non syndiqués), de la catégorie d’emploi ou du niveau d’emploi (cadre, temps plein, temporaire, etc.). Par exemple, une organisation peut avoir un modèle de contrat conçu pour les cadres et un autre pour le personnel temporaire.

Cette configuration garantit la conformité avec les politiques internes et les réglementations du travail, tout en facilitant l’émission de contrats adaptés aux besoins spécifiques de chaque groupe d’employés. En personnalisant les contrats selon les rôles, les organisations peuvent offrir une plus grande clarté aux employés et établir dès le départ des attentes précises en matière de rémunération, d’avantages et d’horaires.

Suivi des contrats en temps réel et notifications d’échéance

Le module permet un suivi complet des contrats de travail, avec des alertes et des notifications pour aider les équipes RH à surveiller les dates d’échéance. Le système permet de suivre le cycle de vie de chaque contrat, y compris les modifications apportées à l’accord initial. Cette fonctionnalité garantit que les organisations peuvent gérer de manière proactive les renouvellements ou les ajustements contractuels, évitant ainsi les interruptions dans la planification de la main-d’œuvre.

Grâce à ces alertes, les responsables RH reçoivent des rappels en temps opportun concernant les échéances à venir, leur permettant de préparer des offres de renouvellement, de modifier les termes ou d’engager des discussions avec les employés en avance. Ce suivi est particulièrement utile pour les organisations employant de nombreux travailleurs temporaires ou contractuels nécessitant des renouvellements fréquents.

Processus d’embauche flexible avec embauche rapide et étapes multiples

Le module propose des flux de travail d’embauche flexibles pour répondre à divers besoins organisationnels. Pour les embauches urgentes, la fonction d’embauche rapide permet aux RH de finaliser le processus avec un minimum de saisie, idéale quand la rapidité est essentielle. En alternative, le processus Nouveau contrat de travail propose un flux de travail détaillé en plusieurs étapes, permettant de saisir tous les aspects pertinents de la relation d’emploi. Ces processus couvrent notamment :

– Date d’affectation : date officielle d’attribution du nouveau poste.
– Date d’embauche : date d’entrée officielle dans l’organisation.
– Date de début de travail : premier jour ouvré de l’employé.
– Intitulé de poste : poste occupé.
– Groupe d’employés : classification de l’employé (temps plein, partiel, contractuel).
– Unité organisationnelle : département ou entité où sera affecté l’employé.
– Éléments de rémunération : salaire de base, primes, etc.
– Période d’essai : durée et conditions de la période probatoire.
– Calendrier de travail et horaires : jours et heures de travail adaptés au poste.

Grâce à ces capacités, le module permet aux organisations de collecter toutes les informations essentielles de manière structurée, assurant une intégration réussie dès le premier jour.

Cadre d’héritage automatisé pour cohérence et efficacité

Le module repose sur un cadre d’héritage qui améliore l’efficacité et la cohérence du processus d’embauche. Lorsque les responsables sélectionnent un groupe d’employés et une unité organisationnelle, le système filtre automatiquement les options disponibles (intitulés de postes, types de contrat, horaires, etc.) en fonction du groupe ou de l’unité choisis. Il sélectionne aussi automatiquement les politiques de rémunération, de déductions, de frais et de fiscalité applicables.

Ce filtrage intelligent réduit le risque d’erreurs et garantit que chaque nouvelle embauche est alignée avec les politiques prévues pour le poste concerné. Il simplifie aussi l’embauche dans les grandes structures en réduisant le temps consacré à la validation manuelle des détails du poste.

Attribution automatisée des politiques de rémunération

Une fois les informations saisies, y compris le salaire de base (hérité du grade ou échelon si applicable), le système attribue automatiquement les politiques de rémunération, incluant :

– Revenus : salaire de base et revenus complémentaires.
– Déductions : retenues applicables selon les politiques RH.
– Dépenses : frais remboursables selon le poste (déplacements, matériel…).
– Commissions et primes : rémunération liée à la performance si applicable.
– Avantages et fiscalité : prestations de l’entreprise et obligations fiscales.

Cette automatisation garantit l’enrôlement immédiat dans les bonnes politiques, réduisant les erreurs de paie et assurant la conformité aux règles internes.

Attribution automatique des politiques de congés

En plus des politiques de rémunération, le module affecte automatiquement les politiques de congés selon le groupe d’employés et l’unité organisationnelle. Qu’il s’agisse de congés annuels, de maladie ou autres, le système applique les droits adéquats. Le responsable RH peut toutefois ajuster ces droits avant d’émettre l’offre, si l’employé bénéficie de conditions particulières.

Options d’importation pour les campagnes de recrutement de masse

Le module permet aussi l’importation des données depuis Excel, facilitant l’intégration rapide d’un grand nombre de nouveaux employés. Cette fonction est particulièrement utile pour les organisations en forte croissance souhaitant éviter la saisie manuelle.

Résumé : Interact HRMS – Gestion des Contrats et de l’Embauche

Le module Gestion des Contrats et de l’Embauche d’Interact HRMS propose une solution complète pour optimiser la gestion des contrats et le processus d’embauche. Principaux avantages :

1. Modèles personnalisables d’offres et de contrats : création et gestion illimitées de modèles adaptés aux postes, services et groupes d’employés.

2. Suivi et alertes des contrats : gestion du cycle de vie des contrats avec alertes automatiques et suivi des modifications.

3. Options d’embauche flexibles : choix entre embauche rapide ou processus détaillé à étapes multiples.

4. Attribution automatique des politiques : réduction des erreurs grâce à l’héritage automatique des postes, rémunérations et congés.

5. Intégration et importation de données : intégration rapide via import Excel pour les besoins de recrutement massif.

Ce module allie personnalisation, automatisation et flexibilité, en faisant un outil puissant pour les organisations qui souhaitent rationaliser leurs processus d’embauche et de gestion contractuelle tout en garantissant cohérence, efficacité et conformité.