Le module de gestion des dépôts et paiements des cotisations dans Interact SSAS offre une solution complète et automatisée pour les employeurs, les travailleurs indépendants et les cotisants volontaires afin de déposer les informations sur les salaires et les cotisations et de traiter les paiements conformément aux lois de sécurité sociale. Le système garantit l’exactitude, la transparence et l’efficacité grâce à des processus guidés par des flux de travail, une intégration avec les profils des employeurs et des employés, et des mécanismes de validation avancés.

Fonctionnalités et processus

Processus en ligne entièrement automatisé de bout en bout

• Les employeurs peuvent déposer les salaires et les cotisations en ligne et effectuer des paiements via un processus numérique fluide.
• Le système calcule automatiquement les cotisations en fonction de règles prédéfinies et des données de dépôt.
• Le traitement intégré des paiements permet des paiements complets ou partiels.

Calendrier de dépôt des cotisations configurable

• Les périodes de cotisation peuvent être configurées comme mensuelles, trimestrielles, semestrielles ou annuelles.
• Prend en charge différents types de périodes de paie, y compris hebdomadaire, bimensuel, semi-mensuel et mensuel.
• Les délais de dépôt et de paiement sont configurés pour calculer automatiquement les pénalités.

Traitement et vérification d’essai

• Le traitement d’essai illimité permet aux utilisateurs de simuler les dépôts de cotisations et l’impact des paiements.
• La publication d’essai garantit l’exactitude financière avant la publication finale.
• Les administrateurs peuvent examiner et corriger les dépôts avant soumission.

Calcul automatisé des cotisations

• Les taux de cotisation sont configurables par groupe d’employés ou type de cotisation.
• Le système remplit automatiquement le formulaire de dépôt des cotisations en fonction des dossiers des employés, réduisant ainsi la saisie manuelle des données et les erreurs.
• Gère les ajustements et corrections sans nécessiter un nouveau dépôt complet.

Dépôt des cotisations des employeurs

• Les employeurs peuvent soumettre des cotisations via les e-services, importer des données à partir de systèmes de paie ou saisir manuellement les données.
• Prend en charge le dépôt basé sur les exceptions, permettant des corrections sur des entrées spécifiques plutôt que sur l’ensemble des dépôts.
• Les agents de conformité peuvent examiner et approuver les dépôts des employeurs avant la publication finale.

Dépôt des cotisations des travailleurs indépendants et volontaires

• Les travailleurs indépendants et les cotisants volontaires peuvent déposer et payer leurs cotisations directement via le système.
• La fonctionnalité d’auto-évaluation génère automatiquement les obligations de dépôt en fonction des dépôts précédents.
• Les utilisateurs peuvent modifier les revenus déclarés dans les limites définies par le système.

Gestion des pénalités et frais de retard

• Les règles de pénalité configurables s’appliquent automatiquement aux dépôts et paiements tardifs.
• Le système suit les montants en retard et applique des pénalités basées sur des formules prédéfinies.
• Les employeurs et les individus reçoivent des alertes pour les échéances imminentes afin d’éviter les pénalités.

Capacités avancées d’ajustement et de correction

• Les employeurs et les administrateurs peuvent effectuer des ajustements pour les périodes passées.
• Les ajustements sont reflétés dans les dépôts futurs, garantissant la transparence.
• Le système conserve un historique complet des corrections et modifications.

Multiples méthodes et options de paiement

• Les employeurs et les cotisants peuvent payer par espèces, chèque, virement bancaire, dépôt direct ou carte de crédit.
• Prend en charge les paiements complets ou partiels et permet les paiements anticipés.
• Les registres de paiement suivent toutes les transactions pour l’audit et la réconciliation.

Intégration avec la gestion de la conformité et des retards

• Les dépôts de cotisations sont liés au suivi de la conformité, garantissant que les employeurs respectent leurs obligations.
• Les comptes en retard sont signalés, et des actions appropriées peuvent être prises pour assurer la conformité.

Flux de travail de révision, d’approbation et d’audit

• Les dépôts de cotisations passent par un processus de révision structuré avant l’approbation finale.
• Les approbations sont basées sur les rôles, garantissant que seul le personnel autorisé peut finaliser les publications.
• Un journal d’audit complet conserve les enregistrements des approbations, modifications et paiements.

Rapports et relevés de cotisations

• Les employeurs et les employés peuvent générer des relevés détaillés de cotisations.
• Les rapports fournissent des informations sur les tendances des cotisations, les taux de conformité et les soldes en souffrance.
• Les registres permettent aux administrateurs de suivre les paiements, les dépôts et les pénalités.

Gestion des crédits de sécurité sociale

• Prend en charge le calcul des crédits de sécurité sociale gagnés en fonction de l’historique des cotisations.
• Les crédits peuvent être publiés lors du dépôt ou du paiement, selon la configuration du système.
• Garantit un suivi précis des droits pour les futures prestations.

Publication finale et clôture de la période de cotisation

• Une fois les dépôts et paiements approuvés, la publication finale verrouille les transactions pour empêcher toute modification ultérieure.
• L’intégration avec le grand livre garantit un rapport financier précis.
• Les périodes de cotisation peuvent être clôturées, déplaçant toutes les transactions non traitées vers la période ouverte suivante.

Conclusion
Le module de gestion des dépôts et paiements des cotisations dans Interact SSAS offre un système complet, flexible et automatisé pour gérer les cotisations de sécurité sociale avec précision et efficacité. Il s’intègre parfaitement aux dossiers des employeurs et des employés, prend en charge la validation en temps réel et offre un cadre robuste de conformité pour garantir une gestion appropriée des cotisations. Avec des flux de travail configurables, de multiples options de paiement et des journaux d’audit complets, ce module améliore la transparence et la fiabilité pour les administrateurs de la sécurité sociale et les entités contributrices.

 

---

La gestion des dépôts et paiements des cotisations fournit un ensemble complet de fonctions pour les employeurs afin de déposer leurs informations sur les salaires et les cotisations conformément aux lois de sécurité sociale en vigueur dans le pays et de payer ensuite les cotisations comme requis.

De plus, le module fournit toutes les fonctionnalités nécessaires pour qu’une Administration de la Sécurité Sociale reçoive toutes les informations sur les salaires et les cotisations en ligne de tous les employeurs du pays et pour vérifier et traiter ces déclarations de cotisations. Une fois les déclarations traitées, le système fournit les outils pour que l’Administration de la Sécurité Sociale reçoive et traite tous les paiements contre les montants de cotisations en souffrance pour chaque employeur et employé.

L’application prend en charge le dépôt et le paiement des cotisations pour les employeurs réguliers, mais aussi pour les travailleurs indépendants et les cotisants volontaires.

Les fonctionnalités clés incluent :

• Processus en ligne entièrement automatisé de bout en bout, du dépôt au paiement des cotisations
• Étapes d’essai illimitées pour la simulation et la vérification de l’impact financier des étapes clés
• Étapes guidées par des flux de travail avec des étapes complètes de révision et d’approbation
• Calendrier de dépôt configurable pour un dépôt mensuel, trimestriel, semestriel ou annuel
• Tableaux des taux de cotisation/taxe de sécurité sociale pour un nombre illimité d’années
• Taux de cotisation par groupe d’employés ou par type de cotisation
• Calcul automatique des cotisations basé sur le dépôt en ligne via les e-services de tous les rapports de cotisations
• Prise en charge des règles de rémunération pour maladie ou incapacité nécessitant une compensation par rapport aux prestations de maladie
• Remplissage automatique de toutes les données pertinentes dans le formulaire de dépôt des cotisations pour minimiser la saisie manuelle des données et éliminer les erreurs, l’évasion et la fraude
• Intégration fluide avec les dossiers électroniques des employés et des employeurs
• Outils e-services puissants pour permettre aux employeurs de gérer les dossiers des employés en ligne
• Dépôt basé sur les exceptions pour permettre aux employeurs de corriger uniquement les exceptions et éviter une saisie manuelle de données lourde et sujette aux erreurs
• Prise en charge des règles de pénalité configurables pour les dépôts et paiements tardifs
• Application automatique des règles de pénalité pour les dépôts et paiements tardifs en fonction de la configuration
• Prise en charge de multiples méthodes de paiement, y compris espèces, chèque, dépôt direct et carte de crédit
• Possibilité de recevoir des paiements complets ou partiels pour tout paiement
• Gestion avancée des comptes en retard
• Prise en charge des relevés de cotisations pour les employés individuels
• Prise en charge des règles avancées pour le calcul des crédits gagnés pour les cotisations de sécurité sociale
• Prise en charge de la publication des crédits de sécurité sociale gagnés lors du dépôt des détails des cotisations ou lors du paiement des cotisations
• Production de reçus personnalisés pour tous les paiements reçus
• Étapes avancées de révision, d’approbation et d’audit pour tous les processus sensibles
• Registres et rapports complets disponibles avec des filtres et des paramètres pour garantir une vision optimale pour l’Administration de la Sécurité Sociale
• Alertes et notifications configurables pour informer les employeurs et les employés du dépôt et du paiement des cotisations
• Configuration flexible des fonctionnalités d’ajustement avancées pour prendre en charge les ajustements des cotisations déposées ou payées par erreur
• Ajustements automatiquement reflétés dans le prochain dépôt de cotisations de manière transparente

Vue d’ensemble
L’ensemble du processus de dépôt et de paiement des cotisations commence par le dépôt des cotisations et se termine par le paiement des cotisations. Le processus est parfaitement intégré aux profils des employés et des employeurs, à la configuration des groupes d’employés, au calendrier des cotisations et aux politiques de cotisation/taxe de sécurité sociale. En fonction de la configuration du système, le dépôt des cotisations et les pénalités associées, qu’il s’agisse de dépôts ou de paiements tardifs, sont calculés.
La configuration définit quand les cotisations doivent être déposées, comment elles doivent être calculées et quand et comment les pénalités applicables seront appliquées.
Le traitement d’essai et la publication d’essai avant la publication finale offrent une fonctionnalité permettant à l’utilisateur de repérer toute anomalie et de prendre des mesures correctives avant qu’elles n’affectent les totaux finaux.
SSAS permet l’impression des cotisations de sécurité sociale soumises en traitement d’essai et en publication finale en utilisant Excel, Word et PDF.
Flux de travail de dépôt et de paiement des cotisations

Figure 1 : Flux de travail de dépôt et de paiement des cotisations

Ci-dessous un exemple des différentes étapes du processus de dépôt et de paiement des cotisations.

• Étape 1 : L’employeur soumet un dépôt de cotisations via les e-services de l’employeur

Figure 2 : Formulaire de dépôt des cotisations dans les e-services de l’employeur

Le formulaire ci-dessus est principalement complété automatiquement par le système, et l’employeur n’a qu’à le soumettre, car toutes les données sont remplies en fonction des informations existantes dans le système. En général, l’une des seules exceptions à considérer concerne les employés qui ont été en congé maladie pendant la période de déclaration, période pendant laquelle l’employeur a payé l’employé. Dans de tels cas, le montant payé par l’employeur peut affecter le montant qu’un employé peut réclamer en termes de prestations de maladie de l’Administration de la Sécurité Sociale. Si c’est le cas, les informations incluses dans cette période de déclaration par l’employeur seront automatiquement prises en compte par le système pour calculer la prestation de maladie appropriée.

• Étape 2 : Examiner et approuver le dépôt des cotisations de l’employeur

Figure 3 : Écran de détail pour l’examen du dépôt des cotisations de l’employeur

L’utilisateur autorisé de l’Administration de la Sécurité Sociale pourra examiner les dépôts de cotisations de l’employeur et vérifier les détails par employé si nécessaire. L’utilisateur peut vérifier les écarts par rapport aux périodes précédentes et renvoyer le dépôt de cotisations pour un examen supplémentaire ou le modifier en cas d’erreur évidente.

Figure 4 : Écran des ajustements dans l’examen du dépôt des cotisations de l’employeur

Interact SSAS garantit l’intégrité des données à travers ses modules et respecte les normes comptables internationales, donc toute correction à effectuer après le traitement final des transactions financières ou la clôture d’une période doit être effectuée via un processus d’ajustement minutieux. Ces ajustements apparaîtront dans le dépôt de cotisations pour la période suivante afin que l’ajustement puisse automatiquement réduire ou augmenter le montant total dû pour cette période. Dans l’écran ci-dessus, vous pouvez voir un remboursement de cotisation approuvé qui réduira le total dû de 300.

• Étape 3 : Initialisation des dépôts de cotisations

Figure 5 : Écran d’initialisation des dépôts de cotisations

Parce que Interact SSAS prend en charge le dépôt des cotisations dans le passé, le présent et le futur, l’application initialisera tous les dépôts de cotisations applicables dans une période spécifique afin qu’ils puissent être pris en charge et traités, tandis que ceux qui ont déjà été traités seront mis de côté.

• Étape 4 : Publication d’essai du dépôt de cotisations

Figure 6 : Publication d’essai du dépôt de cotisations de sécurité sociale

La publication des dépôts de cotisations de sécurité sociale calculera les cotisations exactes qui seront dues et les préparera pour le paiement. Une fois la publication finale terminée, ces calculs ne pourront plus être modifiés. Par conséquent, l’application fournit un outil très puissant pour exécuter une publication d’essai et montrer le résultat exact des calculs. Cela offre aux utilisateurs de l’Administration de la Sécurité Sociale la possibilité d’enquêter sur tout ce qui semble inhabituel, de prendre des mesures pour corriger toute erreur identifiée due à des données sous-jacentes incorrectes, puis de relancer la publication d’essai autant de fois que nécessaire jusqu’à ce que tous les calculs soient précis à 100 %.
Le processus d’essai garantit dans la mesure du possible que toutes les informations traitées sont précises pour éviter le besoin de corrections par des ajustements après coup.

Figure 7 : Traitement d’essai du dépôt de cotisations de sécurité sociale

Dans le formulaire ci-dessus, vous pouvez voir le rapport détaillé fourni après le traitement d’essai de plusieurs dépôts de cotisations soumis pendant une période spécifique. Ce rapport sommaire fournit des détails sur le nombre total d’employés, le montant dû, les pénalités de retard et le total général. Le système fournit une comparaison claire avec la période précédente (soit une période calendaire, soit une période de dépôt, selon la configuration) pour repérer facilement les anomalies.

• Étape 5 : Registre du dépôt de cotisations

Figure 8 : Registre du traitement d’essai

Un registre de traitement d’essai de dépôt de cotisations plus détaillé est disponible à cette étape pour garantir que tous les utilisateurs autorisés ont la possibilité d’examiner et de confirmer les chiffres calculés dans le processus d’essai avant que l’utilisateur ne passe au processus de publication finale.

• Étape 6 : Publication finale du dépôt de cotisations

Figure 9 : Publication finale de la déclaration de cotisations de sécurité sociale

Comme expliqué à l’étape précédente, l’étape de publication est destinée à calculer les cotisations exactes qui devront être payées, en tenant compte des ajustements et de toute correction qui aurait pu être faite dans le processus d’essai précédent.
À chaque étape, l’utilisateur peut toujours sélectionner quelles transactions inclure dans le processus et laisser les autres pour qu’un autre utilisateur les traite ou pour les traiter séparément par la suite.

• Étape 7 : Paiement des cotisations

Les paiements pour les cotisations peuvent être soumis par les employeurs directement en ligne par virement bancaire ou carte de crédit, ou ils peuvent être traités par l’Administration de la Sécurité Sociale lorsque l’employeur envoie ou apporte un chèque. Ci-dessous un exemple du paiement de cotisations saisi par un utilisateur de l’Administration de la Sécurité Sociale.

Figure 10 : Liste des paiements existants dans le système avec un bouton pour saisir un nouveau paiement

L’utilisateur doit simplement accéder à la liste des paiements de cotisations et sélectionner Nouveau pour commencer la saisie d’un nouveau paiement.

Figure 11 : Écran de saisie de paiement

Dans l’écran ci-dessus, vous pouvez voir l’utilisateur saisissant des paiements pour trois périodes distinctes. Vous remarquerez que le système récupère automatiquement tous les détails pertinents pour un employeur spécifique, y compris tous les montants ouverts/non payés pour les dépôts de cotisations de la période actuelle ou précédente.
Le processus pour saisir de nouveaux paiements est très simple et convivial, l’utilisateur sélectionnant simplement les factures impayées, le système les listera automatiquement dans la fenêtre de paiement et additionnera les totaux. Si l’employeur paie le montant exact en souffrance, le système remplit déjà le champ pour l’utilisateur, sinon l’utilisateur peut saisir le montant exact payé et le système affichera la différence pour tout solde impayé.
Les détails du paiement incluront des informations sur qui a accepté le paiement, quelle était la méthode de paiement et, en cas de chèque, il capture le numéro du chèque. La date de réception est importante car elle peut affecter les calculs de pénalités potentielles.

• Étape 8 : Registre des paiements de cotisations de sécurité sociale

Figure 12 : Examen et approbation du registre des paiements de sécurité sociale

Étant donné que tous les paiements reçus doivent être soigneusement examinés avant d’être appliqués aux comptes corrects des employeurs et des employés (ou des cotisants volontaires et travailleurs indépendants), il est important de faire examiner soigneusement le registre des paiements par différents utilisateurs.
Par conséquent, l’utilisateur peut filtrer le registre des paiements et sélectionner les transactions qui nécessitent une analyse plus approfondie, et peut exporter le registre en PDF, Excel, Word et autres formats pour toute analyse.
Une fois examiné par un utilisateur autorisé, et ainsi confirmé dans le système, le même registre des paiements devra être approuvé par un autre utilisateur pour s’assurer que plusieurs personnes ont vérifié et confirmé l’exactitude.

Figure 13 : Écran d’exportation pour le registre des paiements

• Étape 9 : Publication d’essai des paiements de cotisations de sécurité sociale

Figure 14 : Formulaire de publication d’essai des paiements de cotisations de sécurité sociale

Lors de la publication d’essai des paiements de cotisations de sécurité sociale, le système préparera la publication des paiements sur les différents comptes des employeurs et des employés. Il affichera les paiements exacts et la manière dont ils seront appliqués aux différentes cotisations en souffrance de chaque employeur. Ce processus d’essai donne à nouveau l’opportunité aux utilisateurs autorisés d’examiner et de vérifier soigneusement les chiffres avant de passer à l’étape de publication finale.
Toute inexactitude ou problème identifié à ce stade permet encore de corriger avant de passer à l’étape finale, après laquelle seuls des ajustements peuvent être effectués (par exemple, pour les surpaiements ou les allocations incorrectes).

• Étape 10 : Publication d’essai GL

Figure 15 : Publication d’essai GL des paiements de cotisations de sécurité sociale

Figure 16 : Transactions d’essai GL

Toutes les transactions financières doivent finalement être reflétées dans le grand livre de l’Administration de la Sécurité Sociale. Afin de garantir que ces écritures comptables sont 100 % correctes, l’utilisateur peut d’abord exécuter le processus d’essai GL pour vérifier les comptes GL exacts, le statut débit/crédit et les montants à utiliser qui seront publiés dans le GL par la suite.
Comme pour tous les processus d’essai, l’objectif est de s’assurer que divers utilisateurs peuvent vérifier les données pendant qu’il est encore relativement facile d’ajuster et de corriger, au lieu d’inclure des erreurs dans les processus finaux qui nécessitent des processus d’ajustement plus lourds.
Il n’y a pas de limite au nombre de fois qu’un utilisateur peut exécuter un processus d’essai. Toute erreur dans les écritures comptables GL sera due à des données sous-jacentes incorrectes, soit par une configuration initiale incorrecte, soit par une liaison des comptes GL avec des données appropriées ou incorrectes. Les deux peuvent encore être modifiés pour garantir que les écritures comptables finales seront précises.
Ce processus est exécuté avant que le processus de publication finale des paiements de cotisations n’ait été exécuté, car les problèmes découverts lors de l’examen des écritures comptables GL peuvent nécessiter des modifications qui ne peuvent être effectuées qu’avant la publication finale des paiements.

• Étape 11 : Publication finale des paiements de cotisations de sécurité sociale

Figure 17 : Publication finale des paiements de sécurité sociale

Si la publication d’essai des paiements de cotisations a été complétée avec succès sans problème détecté et si le traitement GL d’essai a également été exécuté avec succès, les données de paiement sont prêtes pour la publication finale des paiements de cotisations.

• Étape 12 : Publication finale des paiements de cotisations de sécurité sociale

Figure 18 : Écran de publication finale GL des paiements de cotisations de sécurité sociale

Étant donné que les paiements de cotisations de sécurité sociale ont été traités par la publication finale à l’étape précédente, l’utilisateur peut maintenant procéder à la publication finale des entrées GL pour les paiements de cotisations de sécurité sociale. Le système fournira toutes les données pour examen et dans un format de fichier qui peut être importé directement dans n’importe quel GL commercial, en fonction des paramètres configurés dans la configuration sous le gestionnaire du système.

Figure 19 : Transactions GL

Les écritures comptables seront affichées pour la période, et l’utilisateur peut vérifier les totaux et procéder à la génération du fichier qui va au grand livre externe.

• Étape 12 : Clôture de la période de cotisations de sécurité sociale

Figure 20 : Clôture de la période de cotisations de sécurité sociale

Une fois le dépôt des cotisations et le paiement de toutes les cotisations terminés, l’utilisateur peut clôturer la période.
Ce processus de clôture va

1. Clôturer la période de déclaration des cotisations,
2. Déplacer les transactions qui ne sont pas finalisées vers la période ouverte suivante
3. Calculer les unités de crédit gagnées

Le système informera l’utilisateur s’il y a encore des transactions non terminées dans la période afin que l’utilisateur puisse choisir comment procéder, soit en revenant en arrière et en terminant les transactions, soit en laissant le système les déplacer vers la période ouverte suivante.
Le système calculera également les unités de crédit selon les règles définies dans la configuration générale concernant l’obtention des unités de crédit et les attribuera aux bonnes personnes.

Figure 21 : Clôture de la période de cotisations

• Étape 13 : Relevés des cotisations de sécurité sociale

Figure 22 : Relevé des cotisations des employés à la sécurité sociale

Après la clôture de la période, les cotisations de sécurité sociale des employés apparaîtront dans leurs relevés, et leurs unités de crédit auront été calculées et publiées sur leur compte. Ces unités de crédit et les informations associées sur les cotisations et les gains assurables seront utilisées à partir de là dans toute détermination d’éligibilité et calcul des droits aux prestations pour les individus. Toutes les informations pertinentes seront accessibles de manière fluide par les différents modules d’Interact SSAS sans qu’il soit nécessaire de saisir des données séparément par un utilisateur.