Figure 1 – Cadre de gestion des documents d’Interact SSAS

Le module de gestion des documents dans Interact SSAS permet aux administrations de la sécurité sociale de gérer, stocker et récupérer efficacement les documents nécessaires à toutes les transactions telles que l’enregistrement, les dépôts de cotisations, les demandes de prestations, et plus encore. Voici une liste détaillée des fonctionnalités :

Suivi complet des documents :

• Gère une large gamme de documents soutenant toutes les transactions dans Interact SSAS, y compris l’enregistrement, les demandes de numéro de sécurité sociale, le dépôt de cotisations, les paiements de cotisations, les demandes de prestations et toutes les questions de conformité.
• Permet de rendre les documents obligatoires ou facultatifs dans le cadre d’une transaction ou de les charger ultérieurement pour une référence future.

Association des documents aux entités et transactions :

• Chaque document est associé à des entités spécifiques telles que les employeurs, les individus, les employés, les retraités, les prestataires de soins de santé ou les institutions financières.
• Les documents sont également liés à des transactions spécifiques, garantissant un suivi et une récupération appropriés.

Classification des documents :

• Les documents sont catégorisés par type (par exemple, enregistrement, demande de prestation, etc.), et décrits plus en détail par des informations telles que le sujet du document, le type de transaction, les mots-clés, la description et le dossier pour une identification et une recherche faciles.

Figure 2 : Définition du document joint

Stockage et numérotation des documents :

• Offre une flexibilité dans la manière dont les documents sont numérotés (automatiquement par le système ou manuellement par l’utilisateur).
• Les documents peuvent être stockés de manière sécurisée dans la base de données du système, garantissant une récupération et une sauvegarde faciles.

Flux de travail d’examen et d’approbation :

• Des flux de travail configurables garantissent que les documents passent par un examen et une approbation appropriés avant que les transactions associées puissent être traitées.
• Prend en charge plusieurs approbations lorsque nécessaire, avec des rôles distincts définis pour différents utilisateurs tels que le chef du département de gestion des documents, l’agent de traitement des transactions ou le chef du département d’audit.
• Le flux de travail garantit que seuls les utilisateurs autorisés ont accès pour valider et approuver les documents.

Types de documents personnalisés et transactions :

Figure 3 : Types de documents

• Les utilisateurs peuvent définir n’importe quel type de document dans le système, offrant une flexibilité pour répondre aux exigences de différentes transactions.
• Le système permet aux utilisateurs de spécifier les documents exacts requis pour chaque transaction, comme les demandes d’enregistrement des employeurs.
• Pour les demandes de prestations, le système permet de configurer quels documents sont requis pour le renouvellement des prestations.
• Des règles de validation des documents peuvent être configurées pour spécifier quels documents doivent être soumis par quels demandeurs en fonction du profil du demandeur, comme l’âge, le sexe, le lieu, l’état civil, etc.

Recherche et récupération :

Figure 4 : Recherche et récupération de documents

• Les documents peuvent être facilement récupérés grâce à une fonctionnalité de recherche robuste qui permet de rechercher par divers champs tels que Entité, Description du document, Type de document, Type de transaction, Sujet et Mots-clés.
• Le système affiche une liste de documents traités qui peuvent être rapidement consultés par les utilisateurs selon les besoins.

Statut d’approbation des documents :

• Suit le statut des documents tout au long du processus d’approbation, garantissant transparence et responsabilité dans la gestion des documents.
• Garantit que les documents sont liés aux bonnes transactions et traités efficacement.

Intégration avec d’autres modules SSAS :

• Le module de gestion des documents est entièrement intégré avec d’autres modules Interact SSAS, permettant un partage fluide des documents à travers différentes fonctions telles que l’enregistrement, la gestion des dépôts et paiements de cotisations, la gestion de la conformité et des retards, la gestion des cas, les demandes de prestations et la gestion des cotisations.

Configuration flexible pour la gestion des documents :

• La configuration générale permet aux utilisateurs de configurer la manière dont les documents sont gérés, y compris les méthodes de stockage (BLoBs, pour un stockage crypté dans la base de données, ou stockage externe), les systèmes de numérotation et le flux de travail principal d’examen/approbation.
• Les administrateurs peuvent définir des règles spécifiques pour la gestion, le traitement et l’approbation des documents en fonction des besoins de l’organisation.

Cette liste complète de fonctionnalités garantit que le module de gestion des documents dans SSAS fournit un cadre robuste pour la gestion et le traitement des documents essentiels aux activités de l’Administration de la Sécurité Sociale. Il rationalise les flux de travail liés aux documents, améliore la transparence et facilite l’accès aux documents nécessaires.