Le module de gestion des paiements des demandes de prestations dans Interact SSAS fournit une solution complète pour le traitement, l’approbation et le décaissement des paiements de prestations aux bénéficiaires éligibles. Ce module prend en charge l’ensemble du cycle de vie des paiements des demandes de prestations, de l’approbation de la demande à travers plusieurs étapes de traitement des paiements, garantissant précision, transparence et conformité avec les politiques internes et les réglementations légales.
Figure 1 : Exemple de flux de travail pour le paiement d’une demande de prestation de survivant
Approbation des demandes et initialisation des paiements basées sur un flux de travail
Le processus commence par l’acheminement des demandes de prestations approuvées en fonction des flux de travail configurés au sein de l’administration de la sécurité sociale. Une fois que les demandes ont été entièrement approuvées et répondent à tous les critères, elles sont incluses dans l’initialisation de la période de paiement des prestations. Cette étape active toutes les demandes non payées avec une date de début de paiement égale ou antérieure à la période de paiement ouverte actuelle. Les demandes retenues des périodes précédentes peuvent également être incluses, garantissant qu’aucun bénéficiaire éligible ne reste impayé en raison de retards antérieurs.
Traitement d’essai des paiements de prestations
Au cours de la phase de traitement d’essai, le système calcule les paiements de prestations pour chaque demande approuvée. Ces calculs sont proportionnels en fonction des dates de début et de fin des prestations, garantissant que les paiements sont correctement plafonnés selon la période de paiement ou la validité de la demande. Les utilisateurs peuvent effectuer un essai qui donne accès à des rapports détaillés, des registres de variances et des résumés de paiements de prestations. Ce processus permet des corrections, des examens et des approbations avant que tout décaissement réel n’ait lieu.
Les paiements peuvent être traités directement aux bénéficiaires ou à des tiers payeurs tels que des tribunaux, des hôpitaux ou des autorités fiscales, selon les circonstances de la demande. Les déductions de tiers, le cas échéant, sont séparées de la prestation principale et traitées séparément, garantissant une clarté dans le décaissement.
Gestion des paiements suspendus
Les demandes nécessitant une vérification ou une documentation supplémentaire—comme des rapports médicaux manquants ou des examens en attente—sont répertoriées dans la liste des paiements suspendus. Ces demandes restent en attente jusqu’à ce que les conditions nécessaires soient résolues. Les utilisateurs peuvent accéder au dossier complet du bénéficiaire depuis la liste des paiements suspendus pour un suivi et une action détaillés.
Approbation, rejet ou suspension des paiements
À partir de l’écran de paiement d’essai des prestations, le personnel autorisé peut approuver, rejeter ou suspendre des paiements individuels. Le système enregistre qui a effectué l’action et quand, garantissant une piste d’audit complète. Cette étape est cruciale pour filtrer les paiements non éligibles et maintenir le contrôle sur le processus de décaissement.
Génération de rapports d’essai et de fichiers bancaires
Une fois les approbations d’essai en place, les utilisateurs peuvent générer des registres de paiement d’essai, des ACH d’essai (pour les dépôts directs) et des registres de chèques d’essai. Ces sorties aident à simuler le processus de décaissement, y compris la génération de fichiers bancaires, permettant aux équipes financières de valider chaque détail avant la transmission réelle.
Le système prend également en charge la comptabilisation d’essai au grand livre (GL), qui génère des écritures de journal fictives pour chaque transaction afin de garantir l’intégrité financière et la compatibilité avec les systèmes financiers de l’organisation.
Traitement final des paiements
Après une validation réussie de toutes les étapes d’essai, les utilisateurs peuvent passer à l’étape de traitement final. Cela verrouille tous les enregistrements et génère des décaissements officiels. À ce stade, l’utilisateur peut approuver les paiements pour les bénéficiaires, générer des fichiers de comptabilisation finale au GL et initier des décaissements finaux par ACH ou chèque.
Le système exige une authentification de l’utilisateur pour les approbations de paiement final, ajoutant une couche de sécurité. Des registres finaux sont ensuite générés pour fournir des résumés de tous les paiements de prestations finalisés, y compris les éventuelles variances par rapport à la période précédente.
Traitement ACH et chèques
Pour les paiements par dépôt direct, le système génère des fichiers ACH formatés pour correspondre aux exigences des partenaires bancaires de l’organisation. Alternativement, pour les paiements par chèque, le système fournit des outils pour générer des registres de chèques, approuver les détails des chèques et imprimer des chèques. Tous les chèques imprimés peuvent être suivis, approuvés et, si nécessaire, annulés via la fonction d’annulation de chèque.
Intégration GL et comptabilisation finale
Suite au traitement final des ACH ou des chèques, le système prend en charge la génération de fichiers GL finaux pour la comptabilisation dans le système financier. Ces fichiers incluent tous les détails comptables nécessaires, les numéros de lots et les références de bons de journal, garantissant une représentation complète et précise de toutes les transactions dans le système comptable de l’organisation.
Clôture de la période de paiement des prestations
La dernière étape du cycle est la clôture formelle de la période de paiement des prestations. Cette étape empêche toute modification supplémentaire de la période et initie l’ouverture du prochain cycle de paiement, maintenant la continuité et garantissant que toutes les activités sont correctement contenues dans leurs cycles respectifs.
Le module de gestion des paiements des demandes de prestations garantit un processus sécurisé, structuré et transparent pour gérer les décaissements de prestations de sécurité sociale, réduisant les erreurs, augmentant l’efficacité et garantissant une traçabilité et une conformité complètes à chaque étape du cycle de paiement.
Flux de travail des paiements des demandes de prestations
Étape 1 : Initialisation des paiements de prestations
- Les paiements sont traités en fonction du calendrier de paiement de l’ASS.
- L’ASS peut configurer différents cycles de paiement (hebdomadaire, bimensuel, mensuel, etc.).
- Les ajustements passés et futurs sont signalés et incorporés le cas échéant.
Étape 2 : Traitement d’essai des paiements de prestations
- Un processus d’essai génère des rapports sur les paiements en attente pour vérification.
- Les agents de l’ASS examinent et suspendent les demandes incorrectes avant le traitement final.
Étape 3 : Registre de chèques d’essai et traitement ACH
- Des registres d’essai sont créés pour les paiements par chèque et ACH (dépôt direct).
- Les agents de l’ASS valident les détails des paiements et formatent les fichiers ACH pour soumission aux banques.
Étape 4 : Comptabilisation d’essai au grand livre (GL)
- Les transactions GL liées aux paiements de prestations sont validées avant la comptabilisation finale.
- Garantit une allocation correcte des débits/crédits pour la réconciliation financière.
Étape 5 : Traitement final des paiements de prestations
- Une fois validés, les paiements sont finalisés et verrouillés pour empêcher toute modification ultérieure.
- Un registre final est généré pour référence et audit.
Étape 6 : Impression et annulation des chèques
- Les chèques sont imprimés dans le format correct selon les spécifications de l’ASS et des banques.
- En cas d’erreurs, les chèques peuvent être annulés, avec une piste d’audit complète maintenue.
Étape 7 : Transactions finales GL et clôture de période
- L’ASS comptabilise les transactions finales GL et clôture la période de paiement des prestations.
- Les transactions en attente sont déplacées vers le cycle suivant si nécessaire.
Étape 8 : Relevés de paiement des prestations
- Les bénéficiaires reçoivent des relevés détaillés pour la tenue de registres et la référence.
- Les relevés sont archivés pour un accès et une vérification futurs.
Types de prestations gérés
- Prestations à court terme
- Prestations à long terme
- Prestations pour blessures
Conformité et sécurité
- Pistes d’audit : Suit toutes les actions liées aux demandes pour la responsabilité.
- Flux d’approbation : Les processus d’approbation à plusieurs niveaux garantissent que les demandes sont examinées par les parties prenantes appropriées.
- Sécurité des données : Protège les données des demandeurs et des employeurs sous des réglementations strictes de conformité.
Intégration avec d’autres modules
- Registres des employeurs et des employés : Garantit la précision des données des demandes.
- Intégration avec les prestataires médicaux : Automatise la validation des demandes médicales.
- Modules financiers et de paiement : Simplifie le traitement des paiements et la réconciliation.
Le module de gestion des paiements des demandes de prestations offre une solution rationalisée et automatisée pour traiter les demandes de prestations de manière efficace et précise. Avec des flux de travail personnalisables, une validation médicale intégrée et des mesures de conformité robustes, ce module améliore la capacité de l’Administration de la Sécurité Sociale à gérer efficacement les décaissements de prestations.
Ce module complet est hautement configurable, car il n’y a pas de limite au nombre de prestations pouvant être définies, et les règles de calcul d’éligibilité et de droits sont entièrement configurables et très flexibles.
Il n’y a pas de limite au nombre de classes de prestations pouvant être définies, et pour chaque classe de prestation, il n’y a pas de limite aux types de prestations pouvant être regroupés sous une classe donnée.
Les éléments utilisés pour déterminer l’éligibilité aux prestations et calculer les droits aux prestations sont définis dans la classe de prestation. En fonction des éléments inclus, l’utilisateur peut configurer le type de prestation avec les règles exactes d’éligibilité aux prestations et le calcul des droits aux prestations en configurant les paramètres.
Étape 1 : Initialisation des paiements de prestations de sécurité sociale
Figure 2 : Calendrier des paiements de prestations de sécurité sociale
Dans la figure ci-dessus, vous pouvez voir le calendrier des paiements qui est entièrement configurable, et vous remarquerez qu’une période particulière ne peut être ouverte qu’en même temps pour chaque cycle de paiement. De cette manière, le système saura quels paiements de demandes de prestations approuvés inclure dans une exécution de paiement particulière.
Interact SSAS prend en charge plusieurs cycles de paiement, y compris les paiements hebdomadaires, bimensuels, mensuels, trimestriels et annuels. Le calendrier de paiement pour cela est entièrement configurable comme montré ci-dessus. Les dates pour chaque paiement dans le calendrier sont entièrement configurables. Différentes prestations peuvent ensuite être associées à différents cycles de paiement afin que le système puisse inclure automatiquement un paiement de demande de prestation approuvé spécifique dans le cycle de paiement correct.
Figure 3 : Initialisation des paiements de prestations de sécurité sociale
La première étape du processus de paiement consiste à exécuter l’initialisation des paiements pour les rendre actifs et prêts à être payés et inclus dans le cycle de paiement actuel. Étant donné qu’Interact SSAS prend en charge la saisie et l’approbation des demandes du passé, du présent et du futur, et qu’il peut y avoir plusieurs périodes de paiement (avec différents cycles de paiement chacun) ouvertes à tout moment, il est crucial de séparer les transactions afin que seules les demandes pertinentes soient incluses dans une exécution de paiement particulière.
S’il y a des ajustements passés ou futurs qui affecteront les paiements de prestations actuels, ceux-ci seront également détectés et listés à ce moment pour inclusion afin qu’ils puissent augmenter ou réduire le montant à payer à un bénéficiaire.
Étape 2 : Traitement d’essai des paiements de prestations de sécurité sociale
Figure 4 : Traitement d’essai des paiements de prestations de sécurité sociale
Le processus d’essai des paiements de prestations donnera à l’utilisateur les paiements de prestations réels qui doivent être inclus dans l’exécution de paiement et fournira tous les détails pour chaque type de bénéficiaire, groupe de bénéficiaires et type de demande afin que les bonnes personnes puissent vérifier et s’assurer que les bonnes demandes de prestations avec les bons montants sont incluses dans ce cycle de paiement particulier.
À ce stade du processus, l’utilisateur pourra choisir d’approuver ou de suspendre certaines demandes de prestations de cette exécution de paiement particulière.
Le résultat du processus d’essai sera un registre d’essai pour faciliter l’examen et l’approbation des résultats avant le traitement final.
Étape 3 : Registre de chèques d’essai des paiements de prestations de sécurité sociale
Figure 5 : Registre de chèques d’essai des paiements de prestations de sécurité sociale
Pour les bénéficiaires qui doivent être payés par chèque, l’étape suivante consistera à produire un registre de chèques d’essai qui offre l’opportunité de vérifier que les bons bénéficiaires sont payés par chèque (par opposition au dépôt direct ou en espèces) et que les montants inclus sont corrects.
Étape 4 : Paiements d’essai ACH des prestations de sécurité sociale
Figure 6 : Paiements d’essai ACH des prestations de sécurité sociale
Pour les bénéficiaires qui seront payés directement sur leur compte bancaire, Interact SSAS produira un fichier électronique au format exact requis par les différentes banques utilisées par l’Administration de la Sécurité Sociale afin que ce fichier puisse être téléchargé ou envoyé à l’institution financière via l’application.
Alors qu’en Amérique du Nord, le format ACH est standard, l’application peut produire tout format international requis par les banques internationales selon les besoins.
Figure 7 : Fichier ACH
L’écran ci-dessus permet à l’utilisateur de télécharger le fichier ACH d’essai afin qu’il puisse être vérifié pour son exactitude si nécessaire.
Étape 5 : Grand livre d’essai des paiements de prestations de sécurité sociale
Figure 8 : Grand livre d’essai des paiements de prestations de sécurité sociale
Le dernier processus d’essai à exécuter est celui du grand livre d’essai, qui fournit les écritures exactes du journal du grand livre qui résulteront du cycle de paiement en cours. Le grand livre d’essai donne à l’utilisateur l’opportunité de vérifier toutes les transactions ainsi que tous les comptes du grand livre et autres détails à utiliser.
Figure 9 : Écritures du journal du grand livre
Les écritures du journal du grand livre produites à la suite du processus d’essai du grand livre peuvent être vérifiées à ce stade. Une fois cela fait et vérifié et que toutes les informations sont correctes, l’utilisateur peut procéder. Si, lors de l’examen de ces résultats d’essai, il s’avère que certains des résultats ne sont pas ceux attendus, cela ne peut être dû qu’à des données soumises incorrectes ou à une configuration de politique incorrecte, alors l’utilisateur peut retracer ses étapes, corriger le problème sous-jacent et réexécuter le processus d’essai pour les transactions affectées avant de passer aux étapes finales.
Figure 10 : Format de fichier des écritures du journal du grand livre
Interact SSAS produira le format de fichier exact requis pour exporter les écritures du journal vers le grand livre externe actuellement utilisé.
Cela offre une manière parfaite de s’assurer qu’avec un examen minutieux, la sortie finale du système est 100 % correcte, car l’utilisateur aura eu de nombreuses occasions de repérer et de rectifier tout problème à l’avance.
Étape 6 : Traitement final des paiements de prestations de sécurité sociale
Figure 11 : Traitement final des paiements de prestations de sécurité sociale
Si l’essai des paiements de prestations, l’essai de chèques (ou l’essai ACH) et les détails de l’essai du grand livre ont tous été soigneusement vérifiés et confirmés comme corrects, l’utilisateur peut passer aux étapes finales (qui sont irréversibles) en commençant par le traitement final des paiements de prestations.
Figure 12 : Paiements finaux des prestations
Lorsque le traitement final des paiements de prestations a été exécuté, l’utilisateur obtiendra une liste de tous les paiements et pourra les approuver ou les rejeter individuellement ou tous ensemble en une seule fois.
Le système produira également un registre final pour des besoins de rapport ultérieurs.
Étape 7 : Registre final des paiements de prestations de sécurité sociale
Figure 13 : Registre final des paiements de prestations de sécurité sociale
Le registre final des paiements de prestations donnera à l’utilisateur une liste complète de tous les paiements approuvés inclus dans ce cycle de paiement afin que, chaque fois qu’il sera nécessaire à l’avenir de vérifier quelles transactions étaient incluses dans le registre, toutes les informations détaillées requises seront disponibles immédiatement.
Étape 8 : Registre final de chèques des paiements de prestations de sécurité sociale
Figure 14 : Registre final de chèques des paiements de prestations de sécurité sociale
Interact SSAS produira ensuite un registre final de tous les paiements de prestations qui seront payés par chèque afin que l’utilisateur puisse vérifier par rapport à ce registre et également l’utiliser ensuite pour vérifier que tous les chèques ont été imprimés correctement et sont du même compte et total. Une approbation est requise à ce stade pour procéder à l’impression des chèques.
Étape 9 : Impression des chèques des paiements de prestations de sécurité sociale
Figure 15 : Fenêtre d’impression des chèques
À ce stade, l’utilisateur peut procéder à l’impression des chèques. Cela se fait en fonction des exigences exactes de chaque banque, en utilisant le format de chèque correct et l’imprimante comme montré dans l’écran ci-dessus. Il n’y a pas de limite au nombre d’imprimantes à utiliser ou au nombre et type de formats de chèques qui peuvent être utilisés.
Figure 16 : Impression des chèques des paiements de prestations de sécurité sociale
Le formulaire ci-dessus montre l’étape finale de l’impression des chèques afin que l’utilisateur puisse approuver et procéder.
Étape 10 : Annulation de l’impression des chèques des paiements de prestations
Figure 17 : Annulation de l’impression des chèques des paiements de prestations
Si, pendant l’impression, un problème mécanique survient avec l’imprimante ou le papier, ou si, pour toute autre raison, un chèque doit être annulé après l’impression, le système permet à l’utilisateur d’annuler le chèque avec un processus simple afin qu’il soit enregistré avec une piste d’audit pour garantir qu’il puisse également être vérifié quel était le processus exact concernant ce paiement de prestation particulier.
Figure 18 : Confirmation du chèque annulé
L’écran ci-dessus montre la confirmation fournie par le système qu’un chèque a été annulé.
Étape 11 : Grand livre final des paiements de prestations de sécurité sociale
Figure 19 : Grand livre final des paiements de prestations de sécurité sociale
Le formulaire ci-dessus permettra à l’utilisateur d’initier le processus pour générer les transactions finales du grand livre liées aux paiements de prestations sélectionnés.
Étape 12 : Transactions finales du grand livre/journal des paiements de prestations de sécurité sociale
Figure 20 : Transactions finales du grand livre des paiements de prestations
Une fois que le système a généré les transactions finales du grand livre, elles seront affichées pour que l’utilisateur puisse les examiner afin qu’elles puissent être produites dans le format de fichier du grand livre correct par la suite.
Figure 21 : Transactions finales du grand livre des paiements de prestations
Le formulaire ci-dessus est utilisé pour générer le fichier du grand livre qui sera envoyé au grand livre externe dans le format de fichier exact requis par ce système de grand livre.
Étape 13 : Clôture de la période des paiements de prestations
Figure 22 : Clôture de la période des paiements de prestations
Le formulaire ci-dessus permet à l’utilisateur de clôturer la période pour les paiements de prestations et d’ouvrir une nouvelle période.
Figure 23 : Écran de confirmation de la clôture de la période des paiements de prestations
Étape 14 : Relevé de paiement des prestations
Figure 24 : Relevé de paiement des prestations
Après que tous les processus pour les paiements ont été exécutés et que la période a été clôturée, l’utilisateur peut produire des relevés de paiement des prestations qui seront mis à disposition de tous les bénéficiaires ayant reçu un paiement afin que leurs dossiers soient complets et qu’ils puissent également vérifier eux-mêmes ce qu’ils ont été payés.
Figure 25 : Relevé de paiement des prestations