La gestion des remboursements et des ajustements permet à l’Administration de la Sécurité Sociale de traiter les corrections liées aux déclarations de cotisations, aux paiements et aux versements de prestations. Ce module garantit la précision des transactions des employeurs, des travailleurs indépendants et des contributeurs volontaires tout en offrant des flux de travail structurés pour les ajustements et les remboursements. Les ajustements peuvent résulter de surpaiements, de sous-paiements, de déclarations incorrectes ou de divergences dans les paiements de prestations.

Figure 1 : Écran de traitement des remboursements

Ajustements des déclarations de cotisations et des paiements

• Des ajustements peuvent être demandés pour les déclarations de cotisations et les paiements.
• Les demandes sont créées en cas de surpaiements ou de sous-paiements.
• Le système recalcule automatiquement les obligations des employeurs et des employés après approbation de l’ajustement.
• Le flux d’approbation garantit la conformité aux politiques de sécurité sociale.

Figure 2 : Formulaire de traitement des ajustements des paiements de prestations

Ajustements des paiements de prestations

• Les ajustements des paiements de prestations surviennent en cas de surpaiement ou de sous-paiement.
• Les utilisateurs peuvent demander des corrections pour les demandes de prestations précédemment traitées.
• Le système verrouille les enregistrements définitifs, garantissant que les modifications ne peuvent être effectuées que via le processus d’ajustement.
• Les ajustements approuvés sont reflétés dans le prochain cycle de paiement disponible.

Remboursements de cotisations

• Les remboursements sont traités lorsque des cotisations surpayées sont identifiées.
• Les remboursements de cotisations s’appliquent aux employeurs, employés, travailleurs indépendants et contributeurs volontaires.
• Des remboursements peuvent être requis dans des scénarios multi-employeurs avec ou sans changement de salaire.
• Les demandes de remboursement peuvent être initiées automatiquement si un ajustement entraîne un surpaiement.
• Les remboursements approuvés peuvent être crédités sur les futurs paiements de cotisations ou émis sous forme de remboursement direct.

Flux de travail pour le traitement des remboursements et des ajustements
Création des demandes d’ajustement

• Les utilisateurs, employés ou employeurs soumettent des demandes d’ajustement pour des déclarations de cotisations ou des paiements incorrects.
• Le système génère un numéro de demande d’ajustement et l’assigne au déclarant.
• Les demandes sont classées comme surpaiements ou sous-paiements.
• Les surpaiements de cotisations peuvent être dus à une déclaration incorrecte supérieure au montant correct ou à une saisie et un paiement de cotisation incorrects supérieurs au montant correct.
• Les sous-paiements de cotisations peuvent être dus à une déclaration incorrecte inférieure au montant correct ou à une saisie et un paiement de cotisation incorrects inférieurs au montant correct.
• Les ajustements sont liés aux périodes de déclaration et doivent être examinés avant approbation.

Examen et approbation des ajustements

• Les agents autorisés examinent les demandes d’ajustement.
• La vérification inclut la vérification des montants de cotisations, des détails de la paie et des documents justificatifs.
• Les ajustements sont approuvés, rejetés ou modifiés en fonction des résultats de la validation.
• Une fois approuvés, les ajustements sont reflétés dans les dossiers financiers du contributeur.

Enregistrement des ajustements

• Les ajustements approuvés sont enregistrés dans le système.
• L’enregistrement garantit que les ajustements sont pris en compte dans les futures déclarations de cotisations et les calculs de prestations.
• Les montants ajustés sont visibles dans les dossiers des employeurs et des employés.

Traitement des remboursements de cotisations

• Les demandes de remboursement sont examinées et validées avant approbation.
• Les employeurs et les employés reçoivent des notifications sur l’état des remboursements.
• Les remboursements approuvés peuvent être traités par dépôt direct, chèque ou crédit pour les futures cotisations.
• Les remboursements suivent des règles comptables prédéfinies pour garantir la transparence.

Gestion des transactions de remboursement et d’ajustement

• Les utilisateurs peuvent suivre les demandes de remboursement et les transactions d’ajustement dans le système.
• Des filtres de recherche avancés permettent de récupérer les transactions par ID, période, employeur ou individu.
• Les rapports fournissent des informations sur les ajustements en attente, approuvés et rejetés.
• Les pistes d’audit garantissent la conformité aux politiques réglementaires.

Sécurité et conformité

• Seul le personnel autorisé peut examiner, approuver et enregistrer les ajustements et les remboursements.
• Le système maintient une piste d’audit complète pour suivre les modifications.
• Garantit le respect des lois de la sécurité sociale et des politiques de gestion financière.

Intégration avec d’autres modules

• Dépôt et paiement des cotisations : Assure l’alignement des ajustements et des remboursements avec les cotisations déclarées.
• Traitement des demandes de prestations : Les ajustements affectent les droits aux prestations et les calendriers de paiement.
• Comptes à payer et à recevoir : Lie les remboursements aux processus de paiement et de collecte.
• Portail e-Services : Permet aux contributeurs de suivre l’état des remboursements et des ajustements en ligne.

La gestion des remboursements et des ajustements est un module crucial pour garantir la précision financière dans le système de sécurité sociale. En fournissant des flux de travail structurés pour gérer les divergences de cotisations et de prestations, il minimise les erreurs et renforce la conformité. Avec des processus d’approbation sécurisés et une intégration complète avec d’autres modules de sécurité sociale, ce module garantit que les ajustements et les remboursements sont traités de manière efficace et transparente.