Le module de Gestion des Saisies sur Salaire d’Interact HRMS offre une solution complète pour la gestion des saisies sur salaire des employés, garantissant la conformité aux exigences légales et automatisant leur traitement dans la paie. Grâce à la possibilité de définir différents types et classes de saisies, de suivre les ordonnances judiciaires ou les instructions des agences fiscales, et de gérer toute la documentation associée, ce module permet aux organisations d’adopter une approche structurée pour la gestion des saisies.

Parfaitement intégré à la paie, le module de Gestion des Saisies sur Salaire permet de prélever automatiquement les montants adéquats sur les salaires des employés, d’assurer les validations requises, et de traiter les paiements vers les bénéficiaires appropriés, tout en respectant les lois fédérales et étatiques.

Ce module est idéal pour les organisations devant gérer des saisies liées à des décisions de justice, à des exigences d’agences fiscales ou à des créances, leur permettant d’effectuer des retenues exactes et ponctuelles. En automatisant les flux de travail, en conservant un historique complet et en générant des alertes pour les événements clés, le module réduit les tâches administratives, garantit l’exactitude des opérations et assure la conformité aux lois sur les saisies.

Définition des Types et Classifications de Saisies

Le module permet aux équipes RH et paie de définir tout type et toute classe de saisie, offrant ainsi une flexibilité dans la gestion de différents ordres de saisie. Les principales options comprennent :

• Classification des Saisies : Classez les saisies selon leur origine ou leur finalité (fiscale, pension alimentaire, créances).

• Types de Saisies : Définissez les types spécifiques de saisies dans chaque classification afin de répondre aux exigences légales et internes.

Ces définitions assurent une gestion adaptée de chaque saisie selon sa nature. Par exemple, une saisie pour pension alimentaire sera traitée différemment d’une saisie fiscale, avec des règles et flux propres à chaque type.

Suivi des Ordres de Saisie et de la Documentation

Le module permet de suivre tous les ordres de saisie en conservant un historique détaillé des décisions judiciaires, des demandes des agences fiscales, etc. Les utilisateurs peuvent joindre des copies numérisées des documents associés à chaque dossier. Cette fonctionnalité garantit un accès facile et sécurisé à toutes les informations justificatives.

Par exemple, si un employé reçoit une saisie de la part d’une agence fiscale, les RH peuvent joindre une copie numérisée de l’ordre à son dossier, assurant une traçabilité complète.

Intégration à la Paie pour Retenues Automatiques

Le module est entièrement intégré à la paie, permettant un traitement automatique des saisies lors de chaque cycle de paie. Dès qu’une saisie est active, les montants sont automatiquement retenus sur le salaire selon les termes spécifiés et dans la limite des plafonds légaux.

Par exemple, si un jugement impose une retenue de 20 % du revenu, le module calcule et applique automatiquement la retenue. Cela élimine les calculs manuels et réduit les erreurs.

Conformité aux Plafonds Légaux

Le module garantit le respect des lois fédérales et étatiques en appliquant automatiquement les limites légales de retenue. Il empêche les dépassements et réduit le risque de litiges ou de non-conformité.

Par exemple, si le montant total retenu atteint le plafond autorisé, le système suspend automatiquement les retenues jusqu’à nouvel ordre.

Alertes Automatisées pour les Événements Clés

Le module envoie des notifications automatiques aux parties concernées lors d’événements importants :

• Notifications Employé : Avertissement lorsqu’une saisie est appliquée.

• Notifications RH/Paie/Managers : Alerte en cas d’atteinte d’un seuil ou lors d’un prélèvement.

Ces alertes favorisent la transparence et facilitent la communication entre les parties concernées.

Flux d’Approbation pour le Traitement des Saisies

Le module intègre un processus d’approbation requis avant tout traitement en paie. Les saisies doivent être validées par les RH, la paie, ou la hiérarchie, selon les politiques internes.

Par exemple, une saisie peut nécessiter plusieurs validations avant de passer en paie. Le module guide les utilisateurs à chaque étape.

Définition des Bénéficiaires et Traitement des Paiements

Il est possible de définir différents types de bénéficiaires (ex-conjoints, agences fiscales, créanciers) avec leurs informations de paiement. Une fois les montants retenus, le module traite automatiquement les paiements par chèque ou transfert électronique.

Par exemple, si la saisie est destinée à une agence fiscale, le module envoie automatiquement le paiement.

Catégorisation des Dépôts et des Affaires

Le module permet de catégoriser les dossiers de saisie par type de dépôt (judiciaire, fiscal, etc.) et par catégorie de dossier. Cela facilite la gestion, la recherche et le suivi des saisies.

Suivi en Temps Réel et Rapports

Le module permet de suivre les saisies en temps réel et de générer des rapports par employé, type de saisie, bénéficiaire ou catégorie de dossier. Cela fournit une vue d’ensemble utile pour les RH et la paie.

Par exemple, vous pouvez générer un rapport sur toutes les saisies actives dans un département donné ou les montants totaux versés à un créancier.

Résumé : Gestion des Saisies sur Salaire dans Interact HRMS

Le module offre une solution structurée et automatisée pour gérer les saisies efficacement et conformément aux lois. Ses principaux avantages :

• Définition des types et classifications de saisies

• Suivi des ordres et gestion documentaire

• Intégration à la paie pour retenues automatiques

• Respect des limites légales de retenue

• Alertes automatisées

• Workflow d’approbation

• Définition des bénéficiaires et paiements automatisés

• Catégorisation des dossiers

• Suivi en temps réel et reporting

Grâce à ces fonctionnalités, le module permet une gestion efficace, transparente et conforme des saisies, tout en réduisant la charge administrative pour les équipes RH et paie.