Le module de gestion KYC (Know Your Customer) dans Interact SSAS garantit que les informations des clients sont précises, à jour et conformes aux réglementations gouvernementales. Il fournit des outils pour valider les documents des clients, prévenir la fraude et rationaliser les audits de conformité.
Figure 1 : Cadre de gestion KYC d’Interact SSAS
Fonctionnalités et processus
Définition du client
Les clients sont l’une des entités suivantes :
- Employeurs
- Employés
- Individus
- Bénéficiaires
- Médecins
- Institutions financières
Garantir des informations précises et à jour
- Valide les informations et documents des clients pour leur exactitude et leur conformité.
- Garantit le respect des lois et réglementations gouvernementales.
Outils en ligne pour les clients
- Les demandes de mise à jour KYC affichent les informations actuelles enregistrées auprès de l’ASS et permettent aux clients de mettre à jour leurs informations et documents.
- Les clients peuvent ensuite soumettre des segments d’informations mis à jour et des documents téléchargés à l’ASS.
Conformité avec la gouvernance interne et externe
- Garantit la conformité avec les politiques internes et les exigences réglementaires.
- Rationalise les audits de conformité et réduit les risques de fraude.
Cadre pour la gestion KYC
Segments d’informations KYC
- Définit les champs de données qui nécessitent des mises à jour périodiques.
- Les segments incluent des informations démographiques, financières et statistiques.
Documents KYC
- Spécifie les documents requis (par exemple, pièce d’identité, justificatif de domicile) pour chaque groupe de clients.
- Permet la configuration des cycles de mise à jour pour chaque type de document.
Processus de mise à jour KYC
- Les clients reçoivent des notifications automatiques les incitant à effectuer des mises à jour.
- Le portail en libre-service permet la soumission d’informations et de documents mis à jour.
- Les agents de la sécurité sociale examinent et approuvent ou rejettent les mises à jour.
- Les mises à jour KYC approuvées mettent à jour le statut du client à « Mis à jour ».
- Si non mis à jour, le statut du client est défini comme « Inactif », limitant l’accès aux services de l’ASS.
Flux de travail de la gestion KYC
Génération de lots de mise à jour KYC
- Le système génère un lot de mise à jour à la fin de chaque période.
- Les clients reçoivent des notifications par e-mail pour les mises à jour requises.
Processus de soumission des clients
- Les clients se connectent pour examiner les mises à jour en attente.
- Les documents et informations mis à jour sont soumis pour examen.
Processus d’examen et d’approbation
- Les agents de la sécurité sociale examinent et approuvent ou rejettent les mises à jour.
- Les clients reçoivent des notifications par e-mail concernant l’approbation ou le rejet.
- Les mises à jour rejetées nécessitent une nouvelle soumission avec des corrections.
Éléments configurables
- Les administrateurs définissent les segments d’informations et les types de documents pour chaque groupe de clients.
- La fréquence des mises à jour KYC est configurable selon les politiques de l’organisation.
- Les documents sont classés avec des indicateurs de statut (En attente, Approuvé, Rejeté).
Intégration avec la gestion des cas
- Permet l’ouverture de cas de conformité pour les problèmes liés au KYC.
- Prend en charge le suivi des cas, l’escalade et les cas liés parent-enfant.
Gestion KYC – Détails et captures d’écran
Le module de gestion KYC dans Interact SSAS garantit la conformité, réduit la fraude et fournit un système efficace pour gérer et valider les informations des clients. Avec des flux de travail configurables et une intégration à travers les modules SSAS, il soutient la transparence et la conformité réglementaire dans l’administration de la sécurité sociale.
Gestion KYC – Détails et captures d’écran
Le module de gestion KYC (Know Your Customer) dans Interact SSAS aide le personnel des administrations de la sécurité sociale à s’assurer que les informations des clients sont précises, à jour et conformes aux lois et réglementations gouvernementales. Le module permet une gestion fluide des informations et documents des clients tout en prévenant la fraude.
L’objectif principal de la gestion KYC est de :
- S’assurer que toute la documentation des clients est validée, précise et à jour
- Garantir que les lois et réglementations gouvernementales sont suivies par tous les clients
- Fournir des outils en ligne et faciles à utiliser pour informer les clients de mettre à jour leurs informations et documents lorsque requis
- Assurer la conformité des documents requis par la gouvernance interne et externe
- Assurer un audit de conformité automatique des informations et documents des clients
- Atténuer et éliminer la fraude résultant d’informations et de documents incorrects des clients
Le cadre de la gestion KYC permet à l’utilisateur de :
- Définir les groupes de clients auxquels le KYC s’applique (c.-à-d. employeurs, employés, bénéficiaires, médecins, institutions financières, etc.)
- Définir les segments d’informations KYC pour chaque groupe de clients qui doivent être mis à jour périodiquement
- Définir les documents KYC qui doivent être mis à jour périodiquement
- Définir le cycle de mise à jour KYC par segment d’information
- Définir le cycle de mise à jour KYC par document
- Envoyer un e-mail de mise à jour KYC à tous les clients
- Permettre aux clients de soumettre des informations et documents KYC mis à jour
- Les agents de la sécurité sociale examinent et approuvent ou rejettent les informations et documents KYC mis à jour
- Si les informations et documents KYC mis à jour sont approuvés, le statut KYC sera affiché comme Mis à jour, sinon le statut KYC sera affiché comme En attente de mise à jour
- Si le KYC n’est pas mis à jour, le statut du client sera défini comme Inactif, et le client ne pourra pas accéder aux services de l’ASS tant que le KYC n’est pas mis à jour
Ci-dessous une liste détaillée des fonctionnalités :
Garantir des informations précises et à jour :
- Valider la documentation des clients pour s’assurer qu’elle est précise et à jour.
- Garantir que les lois et réglementations gouvernementales sont suivies par tous les clients.
Outils en ligne pour les clients :
- Fournit des outils en ligne conviviaux pour permettre aux clients de mettre à jour leurs informations et documents lorsque requis.
Conformité avec la gouvernance interne et externe :
- Garantit la conformité avec les politiques internes et les réglementations de gouvernance externe pour la gestion des documents et des informations.
Audits de conformité rationalisés :
- Rationalise l’audit des informations et documents des clients pour la conformité.
Atténuation et prévention de la fraude :
- Aide à atténuer et éliminer la fraude en s’assurant que toutes les informations et documents des clients sont corrects et validés.
Cadre pour la gestion KYC
Le cadre du module offre plusieurs configurations flexibles :
Définir les groupes de clients :
- Configurer des groupes de clients spécifiques (par exemple, employeurs, employés, bénéficiaires, médecins, institutions financières) auxquels le KYC s’applique.
Configurer les segments d’informations KYC :
- Définir des segments d’informations (par exemple, nom, adresse, numéro d’identification fiscale) pour chaque groupe de clients qui doivent être mis à jour périodiquement.
Définir les documents KYC :
- Configurer des documents spécifiques (par exemple, pièce d’identité, justificatif de domicile) qui nécessitent des mises à jour périodiques.
Définir les cycles de mise à jour KYC :
- Configurer les cycles de mise à jour pour les segments d’informations et les documents, garantissant des mises à jour régulières et opportunes.
Notifications automatisées :
- Envoyer automatiquement des e-mails de mise à jour KYC à tous les clients, les incitant à mettre à jour leurs informations et documents.
Soumission KYC en libre-service :
- Les clients peuvent se connecter pour soumettre des informations et documents KYC mis à jour via le portail en libre-service.
Flux de travail d’examen et d’approbation :
- Les agents de la sécurité sociale peuvent examiner et approuver ou rejeter les soumissions KYC mises à jour.
- Si approuvé, le statut KYC est mis à jour à « Mis à jour » ; s’il est rejeté, il reste « En attente de mise à jour ».
Gestion du statut des clients :
- Si un client ne met pas à jour ses informations KYC, son statut sera défini comme Inactif, l’empêchant d’accéder aux services de la sécurité sociale jusqu’à ce que les détails KYC soient mis à jour et la conformité restaurée.
Flux de travail de la gestion KYC
Le flux de travail KYC garantit une gestion et une conformité efficaces :
Génération de lots de mise à jour KYC :
- Un lot de mise à jour KYC est créé à la fin de chaque période, déclenchant un e-mail aux groupes de clients concernés pour mettre à jour leurs informations KYC pour la période suivante.
Processus de soumission des clients :
- Les clients se connectent au système, consultent les mises à jour en attente et soumettent les segments d’informations et documents mis à jour.
- Le système informe les clients du statut d’examen KYC et envoie des notifications sur les approbations ou les rejets.
Processus d’examen de la sécurité sociale :
- Les agents de la sécurité sociale examinent les mises à jour KYC soumises et les approuvent ou les rejettent.
- Les clients sont informés de l’approbation ou du rejet avec les raisons du rejet, leur permettant de soumettre à nouveau des informations corrigées.
Éléments configurables
Le module permet aux administrations de la sécurité sociale de configurer divers aspects :
Segments d’informations et documents KYC :
- Définir des segments d’informations spécifiques et des types de documents requis pour chaque groupe de clients.
Gestion du statut des documents :
- Les documents récemment téléchargés par les employeurs et autres groupes de clients apparaîtront sous Gestion des documents, indiquant s’ils sont acceptés, en attente ou rejetés.
Affichage du statut KYC :
- Le système affiche les statuts KYC actuels et à venir, permettant aux agents de la sécurité sociale de suivre et gérer les mises à jour.
Intégration avec la gestion des cas
Le module de gestion KYC est intégré à la gestion des cas pour un traitement fluide des problèmes de conformité :
Création de cas pour les problèmes liés au KYC :
- Les agents peuvent ouvrir un cas pour enquêter sur les problèmes de conformité KYC et l’assigner à un agent de cas pour examen.
Flux de travail des cas :
- Les cas peuvent être transférés à d’autres agents, et tous les documents, notes et détails du cas sont transférés pour un examen et une action ultérieurs.
Relations entre cas parent et enfant :
- Créer des cas liés pour des enquêtes plus complexes, établissant des relations parent-enfant pour suivre plusieurs problèmes liés à la même transaction.
Cet ensemble complet de fonctionnalités garantit que le module de gestion KYC fournit aux administrations de la sécurité sociale les outils nécessaires pour maintenir des informations clients à jour, assurer la conformité et réduire la fraude.
Figure 2 : Configuration générale KYC
Le flux de travail de la gestion KYC se compose des processus suivants :
- – Un lot de mise à jour KYC est généré à la fin de la période KYC actuelle (n), pour la période KYC suivante (n+1)
- – Une fois le lot de mise à jour KYC publié, le groupe de clients concerné reçoit une notification par e-mail pour mettre à jour leurs enregistrements KYC, les segments d’informations à mettre à jour sont spécifiques (et configurables) pour chaque groupe de clients
- – Le client se connecte au système et clique sur les mises à jour KYC
- – Le système affichera toutes les mises à jour KYC par année, montrant la dernière KYC qui doit être mise à jour
- – L’utilisateur clique sur la dernière KYC en attente de mise à jour
- – Le système affichera les segments d’informations qui doivent être mis à jour et l’utilisateur devra alors accéder à chaque segment d’information, le mettre à jour et ensuite enregistrer les informations mises à jour
- – Le système affichera les documents KYC qui doivent être mis à jour, le client cliquera sur chaque document, téléchargera le document mis à jour et enregistrera
- – Le client soumettra ensuite les segments d’informations KYC et les documents KYC complétés/mis à jour
- – L’utilisateur/client sera notifié que les informations et documents KYC mis à jour ont été soumis pour examen et approbation et le système définira le statut KYC à « En cours d’examen »
- – Le système affichera la mise à jour KYC du client comme une activité en attente dans le tableau de bord
- – L’utilisateur de l’Administration de la Sécurité Sociale se connectera au système, cliquera sur l’activité KYC en attente du client et examinera les informations et documents KYC soumis
- – L’utilisateur de l’Administration de la Sécurité Sociale examine et approuve ou rejette ensuite les informations et documents
- – Une fois approuvé, le statut KYC sera défini comme Approuvé, et le client recevra un e-mail indiquant que le KYC est approuvé, sinon, s’il est rejeté, le client recevra un e-mail indiquant que la mise à jour KYC est rejetée avec les raisons du rejet, afin que le client puisse corriger les informations ou compléter les documents manquants
Figure 3 : Flux de travail de mise à jour KYC
Figure 4 : Segments d’informations de mise à jour KYC
En fonction du cadre KYC utilisé, l’Administration de la Sécurité Sociale peut sélectionner et définir un nombre quelconque de segments d’informations KYC et de documents KYC qui seront liés à des groupes de clients spécifiques. En utilisant le flux de travail du module de gestion KYC, l’application peut ensuite informer les différents groupes de clients des informations qui doivent être mises à jour par eux afin que cela puisse être fait de manière sécurisée et efficace en utilisant le libre-service en ligne.
Figure 5 : Définition du document KYC
Le module de gestion KYC est conçu pour que chaque Administration de la Sécurité Sociale puisse configurer l’application pour fonctionner à sa manière, afin de garantir la conformité conformément aux lois en vigueur dans le pays. Tout comme les segments d’informations exacts peuvent être définis et doivent être maintenus et tenus à jour par tous les clients, le système permet également de définir les différents types de documents qui doivent être tenus à jour par le module de gestion KYC.
Les employeurs qui ont soumis leur mise à jour KYC via le libre-service verront que les documents récemment téléchargés seront également affichés sous Gestion des documents, avec leur statut actuel, indiquant si l’Administration de la Sécurité Sociale a accepté leur document nouvellement soumis ou s’il est encore en attente ou a été rejeté.
Figure 7 : Traitement de la mise à jour KYC
L’utilisateur de l’Administration de la Sécurité Sociale peut gérer les mises à jour KYC reçues du système des employeurs, individus et autres en les examinant et en les approuvant ou en les rejetant en fonction des données soumises. Chaque mise à jour KYC affichera les informations et documents enregistrés pour la période actuelle (sur le côté gauche) et les segments d’informations et documents qui doivent être mis à jour pour la période suivante (sur le côté droit).