Vérification des Antécédents

Le module de vérification des antécédents d’Interact HRMS offre aux organisations une solution complète pour gérer et effectuer les contrôles de références aussi bien pour les nouveaux candidats que pour les employés en poste. En mettant en place un cadre et des politiques standardisés pour la vérification des antécédents, ce module permet de réaliser des vérifications rigoureuses et cohérentes, garantissant que les candidats et les employés répondent aux normes et exigences de conformité de l’organisation. Le module prend en charge un large éventail de vérifications : changement de nom, historique d’adresses, diplômes, certifications, emplois antérieurs, antécédents de permis de conduire et infractions, casier judiciaire, historique de crédit, etc. Grâce à ses capacités d’intégration, le module permet également de gérer efficacement les prestataires externes spécialisés dans les vérifications d’antécédents.

Entièrement intégré avec les systèmes et applications externes de vérification via HR-XML, le module simplifie la communication avec les prestataires. En automatisant de nombreuses étapes du processus de vérification, il réduit la charge de travail manuelle pour les équipes RH et garantit que toutes les vérifications nécessaires sont effectuées efficacement et conformément aux politiques de l’organisation. Grâce à son processus basé sur un workflow et à une option en libre-service permettant aux candidats et employés de remplir les formulaires d’autorisation, le module de vérification des antécédents est un outil précieux pour une approche sécurisée, normalisée et efficace.

Mise en place d’un cadre standardisé de vérification et de politiques

Le module permet aux organisations de définir un cadre structuré pour effectuer les vérifications, incluant l’élaboration de politiques et d’exigences spécifiques à chaque type de contrôle. Cette normalisation assure la cohérence des vérifications dans tous les départements et pour tous les postes, réduisant ainsi les erreurs ou omissions. Les politiques peuvent préciser les vérifications requises par groupe d’employés, catégorie ou classe d’emploi, en fonction des exigences du poste.

Par exemple, une organisation peut exiger une vérification du crédit uniquement pour les postes financiers, ou un permis de conduire valide pour les rôles nécessitant des déplacements. Ces politiques peuvent être ajustées au fil du temps pour s’adapter à l’évolution des besoins de l’organisation.

Options de vérification des antécédents complètes

Le module propose un éventail complet de vérifications couvrant tous les aspects du parcours d’un candidat ou d’un employé :

• Changement de nom : Vérification des changements de nom légal pour confirmer l’identité.

• Historique d’adresses : Validation des informations de résidence antérieures.

• Diplômes et certifications : Vérification des qualifications académiques et professionnelles.

• Emplois précédents : Contrôle de l’historique professionnel et des postes occupés.

• Permis de conduire et infractions : Vérification du statut du permis et des infractions passées.

• Casier judiciaire : Recherche d’antécédents judiciaires pour assurer la conformité.

• Historique de crédit : Évaluation de la solvabilité pour les postes sensibles.

Ces vérifications permettent une vue d’ensemble du profil du candidat ou de l’employé et aident à prendre des décisions éclairées.

Gestion flexible des prestataires de vérification

Le module permet aux organisations de gérer plusieurs prestataires, selon les types de vérifications nécessaires. Il s’intègre avec différents fournisseurs, offrant la flexibilité de choisir des spécialistes ou de changer de prestataire sans perturber le processus.

Grâce à l’intégration via HR-XML, toutes les interactions peuvent être centralisées dans le SIRH, réduisant les saisies manuelles et les erreurs, tout en accélérant le processus de vérification.

Processus de vérification basé sur un workflow

Le processus débute avec le remplissage, par le candidat ou l’employé, d’un formulaire d’autorisation via le portail libre-service. Une fois soumis, le responsable RH initie la demande de vérification en sélectionnant les contrôles requis. Cette demande est ensuite transmise automatiquement au prestataire via un message HR-XML, un email ou une API. Ce processus automatisé réduit les erreurs et assure un traitement rapide.

Intégration fluide avec les systèmes externes

L’intégration avec les prestataires via HR-XML permet une communication fluide et sécurisée. Une fois les vérifications effectuées, les résultats sont transmis directement dans le système Interact HRMS. Le rapport est stocké automatiquement dans le système, servant de référentiel central pour toutes les données liées aux antécédents.

Autorisation de vérification en libre-service

Le module offre une fonctionnalité libre-service permettant aux candidats et employés de remplir le formulaire d’autorisation en ligne. Cela simplifie l’expérience utilisateur et réduit la dépendance au papier. Le processus devient plus transparent et accessible, améliorant l’intégration des nouveaux employés.

Livraison automatisée des rapports de vérification

Une fois les vérifications complètes, le rapport est reçu et stocké automatiquement, puis envoyé aux responsables RH concernés. Cette automatisation permet un gain de temps et fournit une piste d’audit claire, renforçant la conformité avec les normes de confidentialité et de sécurité.

Sécurité et conformité renforcées

Le module est conçu pour garantir la protection des données sensibles et le respect des exigences légales. Grâce à la normalisation des processus, l’automatisation des autorisations, et l’intégration sécurisée via HR-XML, le module minimise les risques de violations de données et assure une gestion transparente des informations confidentielles.

Résumé : Interact HRMS – Vérification des antécédents

Le module de vérification des antécédents d’Interact HRMS fournit un cadre robuste pour effectuer des vérifications complètes et conformes. Avantages clés :

• Cadre de vérification standardisé : Politiques cohérentes pour tous les postes et services.

• Options de vérification complètes : Nom, adresse, éducation, emploi, casier judiciaire, crédit, etc.

• Gestion flexible des prestataires : Choix et gestion de multiples fournisseurs.

• Processus basé sur un workflow : Autorisation libre-service et demandes automatisées.

• Intégration fluide : Communication sécurisée avec les prestataires via HR-XML.

• Autorisation en libre-service : Consentement électronique simple pour les candidats/employés.

• Livraison automatisée des rapports : Transmission rapide aux RH pour traitement.

• Sécurité et conformité renforcées : Protection des données et respect des lois sur la confidentialité.

Grâce à ces fonctionnalités, le module aide les organisations à effectuer des vérifications rigoureuses tout en améliorant l’efficacité opérationnelle. C’est un atout essentiel pour les structures soucieuses de la sécurité, de la conformité et de la cohérence dans leur processus de recrutement et de gestion des talents.