- Permet la création de factures pour divers services et obligations.
- Prend en charge les factures ponctuelles et récurrentes.
- Suit automatiquement les délais de paiement et les soldes impayés.
Types de créances gérées
- Frais juridiques : Paiements pour les actions en justice initiées par l’ASS.
- Frais de retard : Pénalités pour les paiements en retard.
- Paiements d’arriérés : Séparés des cotisations régulières, traités comme des accords de dette.
- Intérêts statutaires : Paiements d’intérêts sur les obligations retardées.
- Prêts étudiants : Remboursements gérés par facturation.
- Dettes de prestations de licenciement : Récupération des prestations versées en raison de licenciements.
- Avances au personnel : Suivi des remboursements pour les prêts ou avances au personnel.
- Remplacement de carte d’enregistrement : Frais pour les cartes d’identification de sécurité sociale perdues ou endommagées.
- Dividendes d’investissement : Suivi des dividendes provenant des investissements gérés par l’ASS.
- Remboursement des prestations surpayées : Traitement des remboursements pour les prestations surpayées par erreur.
Définition des clients et des factures
- Types de clients :
- Individus : Ceux qui doivent des paiements non liés aux cotisations.
- Employeurs : Ceux ayant des obligations financières résultant des déclarations de cotisations ou d’autres transactions.
- Factures :
- Enregistre les obligations financières dues à l’ASS.
- Peut être lié aux déclarations de cotisations si configuré.
- Éléments de facture :
- Spécifie l’objectif de la facture (par exemple, prêts étudiants, frais juridiques).
Flux de travail de gestion des créances
Étape 1 : Génération de facture
- Les utilisateurs génèrent des factures pour les individus ou les employeurs.
- Les détails de la facture incluent les éléments de facture, les conditions de paiement, les montants et les dates d’échéance.
- Le système prend en charge la création de factures manuelle et automatisée.
Étape 2 : Révision et approbation des factures
- Les factures passent par un flux de travail d’approbation avant d’être émises.
- Le flux d’approbation peut être ignoré en fonction des paramètres.
- Les étapes de révision peuvent être configurées avec plusieurs niveaux d’approbation.
- Les factures approuvées sont publiées et deviennent payables.
Étape 3 : Traitement des paiements
- Les paiements sont enregistrés via le module de gestion des caisses et des paiements.
- Prend en charge plusieurs méthodes de paiement (espèces, virement bancaire, chèque, carte de crédit).
- Les paiements peuvent être complets ou partiels, avec suivi des soldes impayés.
Étape 4 : Suivi et rapport des créances
- Surveille les paiements en attente et les factures en retard.
- Des alertes configurables notifient les utilisateurs des obligations en attente.
- Génère des rapports financiers pour l’audit et la réconciliation.
Étape 5 : Ajustements et annulations des factures
- Les utilisateurs peuvent modifier ou annuler des factures sous certaines conditions.
- Les paiements partiels empêchent l’annulation des factures.
- Le système enregistre tous les changements à des fins d’audit.
Configuration et paramétrage des créances
- Configuration générale :
- Définit les formats de numérotation des factures et les cycles de paiement récurrents.
- Fixe les taux d’intérêt de pénalité pour les paiements en retard.
- Configure les méthodes d’identification des clients (numéro de sécurité sociale ou numéro d’enregistrement).
- Flux de travail de révision et d’approbation :
- Assigne des rôles pour la révision et l’approbation des factures (Manager, Superviseur, Auditeur).
- Détermine les étapes de révision obligatoires ou facultatives.
- Intégration avec la déclaration de cotisations :
- Option de génération automatique de factures pour les déclarations de cotisations si activée.
- Conditions de paiement et taux d’intérêt :
- Définit la fréquence des paiements (mensuelle, trimestrielle, annuelle).
- Fixe les taux d’intérêt pour les paiements en retard.
Conformité et sécurité
- Pistes d’audit : Suit toutes les activités des factures pour la transparence.
- Accès basé sur les rôles : Garantit que seul le personnel autorisé peut modifier les factures.
- Traitement sécurisé des paiements : S’intègre aux systèmes financiers de l’ASS pour protéger les données des transactions.
Intégration avec d’autres modules
- Gestion des caisses et des paiements : Gère la collecte et la réconciliation des paiements.
- Déclaration de cotisations : Génère automatiquement des factures pour les créances liées aux cotisations.
- Gestion des cas juridiques : Lie les factures aux actions juridiques pour les paiements en retard.
Le module de gestion des créances dans Interact SSAS offre une solution complète pour le suivi et la gestion des obligations financières au-delà des cotisations régulières de sécurité sociale. Avec une facturation structurée, un suivi automatisé et une intégration transparente des paiements, ce module garantit précision, efficacité et conformité dans la gestion des créances pour l’Administration de la Sécurité Sociale.
Gestion des créances – Détails et captures d’écran
La gestion des créances d’Interact SSAS est utilisée pour gérer les créances pour les paiements qui ne sont pas liés aux paiements réguliers de cotisations de sécurité sociale effectués par les employeurs, les travailleurs indépendants et les contributeurs volontaires.
Ces créances séparées couvrent des éléments tels que les paiements de prêts étudiants, les remboursements de prestations surpayées, les frais de remplacement de la carte d’identification de sécurité sociale, etc.
Le module est intégré au module de gestion des caisses et des paiements.
La base de ce module est une « facture », qui définit le service ou l’élément à payer et la date d’échéance du paiement. Une fois la facture émise pour un service ou un élément spécifique à un client spécifique, le client doit payer le montant indiqué sur la facture. La facture peut être une facture de paiement unique ou une facture de paiement récurrent. Une fois la facture émise et publiée, l’utilisateur, en utilisant la gestion des caisses et des paiements, pourra voir la facture et recevoir le paiement correspondant à la facture.
Les factures pour des services et des clients spécifiques peuvent être créées à tout moment.
Certains des paiements qui seront couverts par la facturation incluent :
- Paiement des frais juridiques
- Paiement des frais de retard
- Paiement des arriérés (les arriérés sont payés séparément et indépendamment des cotisations régulières dans le cadre d’accords de dette)
- Paiement des intérêts statutaires
- Paiement des prêts étudiants
- Paiement des dettes de prestations de licenciement
- Paiement des avances au personnel
- Paiement du remplacement de la carte d’enregistrement
- Paiement des dividendes d’investissement provenant des investissements
- Remboursement des prestations surpayées
Définition
Client
Un client défini dans une facture peut être :
- Un individu qui doit de l’argent à l’Administration de la Sécurité Sociale, ou
- un employeur qui a déposé des cotisations de sécurité sociale et doit un paiement à la sécurité sociale en raison du dépôt de cotisations.
Facture
Une facture est utilisée pour enregistrer une reconnaissance de dette par un individu ou un employeur pour un engagement à payer à l’administration de la sécurité sociale. Pour un individu, la facture concerne des engagements de paiement non liés aux cotisations de sécurité sociale, tandis que pour les employeurs, la facture résulte du dépôt de cotisations. La facture pour le dépôt de cotisations n’est pas requise mais peut être utilisée si désiré.
Élément de facture
L’élément de facture est utilisé pour définir l’objectif de la facture, par exemple, un prêt étudiant. L’élément de facture peut être converti en type de paiement et affiché comme type de paiement dans le formulaire de paiement. Un élément de facture peut être lié à un élément de dépôt de cotisations.
Cadre
Le cadre de gestion des créances est basé sur la facturation d’un client pour un service ou un élément spécifique. Un client peut être un individu ou un employeur.
La gestion des créances est principalement utilisée pour les paiements qui sont en dehors des paiements de cotisations de sécurité sociale. Cependant, si elle est liée au dépôt de cotisations, le système créera automatiquement une facture pour chaque dépôt de cotisations.
Une facture peut avoir plusieurs paiements.
L’annulation des factures peut être utilisée pour annuler une facture existante. Notez qu’une facture partiellement payée ne peut pas être annulée. Inclut